Contexto: Configuración base del módulo de citas: oficinas (espacios físicos/virtuales), escritorios (puntos de atención dentro de cada oficina), horarios y Cita como trámite (casos donde el único paso del trámite es agendar la cita).
Audiencia: funcionarios con rol superadministrador o administrador (los únicos que configuran el módulo).
Cuándo aplicar: al armar la atención al público de la institución por primera vez, o al sumar nuevas oficinas/escritorios. La configuración se hace sobre oficinas y escritorios desde cero o sobre los ya cargados.
Configuración del Módulo de citas
Introducción
El módulo de citas permite a las instituciones organizar la atención presencial al público. Su estructura se basa en la creación de oficinas y escritorios donde operan los funcionarios.
Una de las funcionalidades más destacadas es “Cita como trámite”. A diferencia de un trámite tradicional que tiene formularios y múltiples etapas, esta funcionalidad permite crear un servicio donde el único paso es agendar la cita. Agiliza la experiencia para gestiones que solo requieren la presencia del ciudadano sin carga de documentación previa.
Roles involucrados
Ciudadano
- Elige la oficina, la fecha y la hora disponible, y confirma su selección.
- Al finalizar, es redirigido a la sección “Mis citas”, donde puede ver detalles, descargar el comprobante, reagendar o cancelar.
Superadministrador / Administrador
- Configura todo el módulo de citas.
- Puede activar o desactivar escritorios temporalmente sin eliminarlos si el flujo de trabajo cambia.
- Desde el directorio, usando el ícono de lápiz, puede modificar parámetros de oficinas existentes.
Configuración de oficinas
Para que un ciudadano pueda agendar una cita, primero hay que construir la infraestructura digital (lugar y horario).
1. Acceder al módulo
Desde la barra lateral izquierda, abre “Citas” y selecciona la sub-pestaña “Configuración”. Las otras dos sub-pestañas del módulo son “Bandeja de entrada” y “Bandeja de asignación” (ver manuales propios).
La vista “Configuración del módulo de citas” se divide en dos paneles:
- Panel izquierdo: opción “Directorio de oficinas” + botón “Añadir funcionario” (acceso rápido para sumar funcionarios al módulo).
- Panel central: título “Directorio de oficinas” + filtros + listado de oficinas existentes.
Los filtros son:
- Lista desplegable “Dependencia” para filtrar por unidad organizacional.
- Buscador “Buscar por nombre” con ícono de lupa.
- Ícono de goma (Limpiar filtros).
Cada oficina aparece como una tarjeta con:
- Nombre de la oficina.
- Dependencia: unidad organizacional a la que pertenece.
- Dirección: dirección física.
- Estatus: Disponible (verde) o Cerrado (gris).
- Ícono de lápiz (Editar) a la derecha para abrir la oficina en modo edición.
2. Abrir la pantalla “Añadir oficina”
Haz clic en el botón “Añadir oficina” en la esquina superior derecha. Se abre la pantalla “Añadir oficina” con:
- Panel izquierdo: interruptor “Oficina habilitada” (apagado por defecto) con texto guía “Esta oficina está lista para su configuración” + tres sub-pestañas en el orden a completar (“Informacion general”, “Calendario y horario de servicio” y “Escritorios”).
- Panel central: el contenido cambia según la sub-pestaña activa.
- Botón “Guardar datos” en la esquina superior derecha. Está presente en las tres pestañas, pero no guarda por pestaña: guarda la oficina entera, y las tres comparten la misma condición para habilitarse.
Completa las tres pestañas en orden (pasos 3 a 5).
3. Completar la pestaña “Informacion general”
Define la identidad de la oficina. Todos los campos son obligatorios:
| Campo | Detalle |
|---|---|
| Nombre de la oficina | Nombre que ve el ciudadano. |
| Responsable | Lista desplegable; tiene que ser un funcionario ya registrado en el módulo. |
| Dirección | Dirección física (campo de texto largo). |
| Coordenadas | Coordenadas geográficas para mapas (campo de texto largo). Definen el punto que muestra el mapa de la oficina al ciudadano. |
| Dependencia | Lista desplegable; tiene que existir previamente. |
| Correo electrónico | Correo de contacto de la oficina. |
| Teléfono | Teléfono de la oficina. |
⚠️ Para llenar “Responsable” y “Dependencia”, los funcionarios y las dependencias tienen que estar dados de alta previamente en la plataforma.
4. Completar la pestaña “Calendario y horario de servicio”
Define cuándo opera la oficina a nivel macro:
| Campo | Detalle |
|---|---|
| Tipo de atención * | Dos casillas: Presencial y En línea. El valor se guarda pero hoy no cambia nada: no filtra oficinas ni escritorios, no altera el recorrido del ciudadano y no genera ningún enlace de reunión. Marcar “En línea” no habilita atención virtual. |
| Inicio de actividades * | Fecha de inicio del período de vigencia de la oficina (date picker). |
| Fin de actividades * | Fecha de fin del período (date picker). |
| Días de actividades * | Siete casillas (Lunes a Domingo). Marca los días que la oficina atiende. |
| Horario de actividades | Sub-sección con Hora inicial * y Hora final * (timepickers). Define el rango horario general (ej. 08:00 a 14:00). |
5. Agregar los escritorios (pestaña “Escritorios”)
El escritorio es la unidad de atención específica dentro de una oficina (ej. “Ventanilla 1” o “Licencias renovación”).
⚠️ Si no configuras escritorios, no se pueden agendar citas. El estado vacío de esta pestaña muestra “No se encontraron escritorios”.
Para sumar un escritorio, haz clic en el botón “Agregar escritorio” (esquina superior derecha de la pestaña). Se abre la ventana “Agregar escritorio” con los siguientes campos:
| Campo | Detalle |
|---|---|
| Escritorio activo | Interruptor para activar o desactivar el escritorio sin eliminarlo. |
| Nombre del escritorio * | Nombre identificatorio (ej. “Ventanilla 1”). |
| Responsable * | Lista desplegable con los funcionarios disponibles. |
| Tipo de atención * | Dos casillas: Presencial y En línea, igual que la oficina y con el mismo alcance: se guardan, pero no cambian el comportamiento. |
| Días de actividades * | Casillas con los días de la semana en los que opera el escritorio. |
| Horario de actividades | Sub-sección con Hora inicial * y Hora final *. |
| Inicio de hora de comida * | Hora en que comienza la pausa de almuerzo del escritorio. |
| “Fin de la hora de comida” * | Hora en que termina la pausa. En instancias de Argentina la etiqueta dice “Fin de la hora del almuerzo”. |
Confirma con “Guardar” o sale con “Cancelar”.
⚠️ El horario del escritorio tiene que estar dentro del horario de la oficina (ej. si la oficina cierra a las 14:00, el escritorio no puede operar hasta las 16:00). Además, un mismo funcionario responsable no puede tener dos escritorios con horarios superpuestos: si intentas asignarle un escritorio en un horario que se cruza con otro que ya tiene, la plataforma no deja guardar y avisa del cruce de horarios.
6. Guardar y habilitar la oficina
- Haz clic en “Guardar datos” (esquina superior derecha). Guarda la oficina completa, con sus tres pestañas y sus escritorios, de una sola vez.
⚠️ El botón está deshabilitado hasta que “Informacion general” Y “Calendario y horario de servicio” estén ambas completas. No es por pestaña: aunque termines la primera y estés parado en ella, el botón sigue apagado mientras falte algo de la segunda, y no hay ningún aviso que indique dónde está el faltante. Si lo ves gris, revisa las dos pestañas antes de reportarlo.
- Activa el interruptor “Oficina habilitada” en el panel izquierdo para que la oficina esté disponible al público.
7. Editar una oficina existente
Desde el listado del “Directorio de oficinas”, haz clic en el ícono de lápiz (Editar) a la derecha de la tarjeta. Se abre la pantalla “Editar oficina” (mismo formato que “Añadir oficina” pero con los datos cargados).
En modo edición, la pestaña “Escritorios” muestra los escritorios ya cargados con su nombre, responsable, horarios y Estatus (Abierto / Cerrado), más el ícono de lápiz para editar cada escritorio individualmente.
Configuración de “Cita como trámite”
Una vez configurada la oficina, puedes crear un trámite simplificado.
-
Enciende primero “Disponible en línea” en la barra lateral del trámite: sin eso, el interruptor “Módulo citas” no se dibuja. Después enciende “Módulo citas”.
ℹ️ El interruptor se llama “Módulo citas”, sin “de”. Y en un trámite nuevo “Disponible en línea” viene apagada, así que si no encuentras el interruptor de citas es por eso, no por falta de permisos.
-
Configuración general:
- Apaga “Disponible en línea” (ya cumplió su función: dejar visible el interruptor de citas).
⚠️ Hazlo en este orden. Volver a encender “Disponible en línea” después apaga sola la opción “Este trámite solo tendrá citas”, y hay que marcarla de nuevo.
- Selecciona la opción “Este trámite solo tendrá citas”.
-
Parametrización:
- Define la duración de la cita.
- Decide si se permite reagendar.
- Selecciona las oficinas habilitadas para este trámite.
Tips y recomendaciones
Antes de configurar
- Planificación de recursos: antes de crear una oficina, asegúrate de haber dado de alta a los funcionarios en el módulo de citas. Un funcionario puede estar asignado a varios escritorios siempre que los horarios no se superpongan. Ver Módulo de usuarios.
Durante la configuración
- Jerarquía de horarios: piensa el horario de la oficina como el contenedor principal. Los escritorios no pueden salirse de ese contenedor. Si la oficina abre a las 08:00, ningún escritorio puede empezar a las 07:30.
Después de configurar
- Desactivar vs. eliminar: si un escritorio o ventanilla va a dejar de funcionar temporalmente (por vacaciones del funcionario, por ejemplo), usa la opción de desactivar en lugar de eliminarlo. Esto guarda el historial y la configuración para el futuro.
Errores comunes y cómo evitarlos
| Error | Causa probable | Solución |
|---|---|---|
| No aparecen horas disponibles para el ciudadano. | Se creó la oficina pero no se crearon escritorios. | Agregar al menos un escritorio. La sección Escritorios es indispensable operativamente. |
| Error al guardar horario del escritorio. | El horario del escritorio excede el de la oficina. | Verifica que la hora de fin del escritorio sea igual o anterior a la hora de cierre de la oficina. |
| No puedo asignar un encargado. | El usuario no está registrado como funcionario. | Ve a Módulo de usuarios y agrégalo antes de configurar la oficina. |
| El trámite sigue pidiendo formularios. | No se activó la opción Cita como trámite. | En la configuración general del trámite, marca “Este trámite solo tendrá citas”. |
Glosario técnico
- Oficina: sede o espacio físico donde se atiende (ej. Sede Central).
- Escritorio: punto de atención específico dentro de una oficina (ej. Ventanilla 4). Es la unidad que define la capacidad de atención.
- Cita como trámite: configuración especial donde el proceso administrativo se reduce exclusivamente al agendamiento, eliminando formularios y etapas de validación previa.
- Funcionario / Encargado: usuario de la plataforma con permisos para gestionar citas o atender escritorios.
Preguntas frecuentes y casos recurrentes
Casos que reportan con frecuencia funcionarios y ciudadanos, con qué pasa y qué hacer en cada uno. Complementa la tabla de errores comunes de arriba y está basada en reportes reales.
Preguntas frecuentes
“El ciudadano dice que no le aparece el mapa cuando elige la oficina para la cita.”
El mapa de cada oficina se dibuja a partir de las “Coordenadas” cargadas en la oficina, no de la dirección escrita. Si el mapa no carga o el buscador de direcciones no encuentra el lugar, casi siempre es una demora momentánea del servicio de mapas —un servicio externo, ajeno a la plataforma—: pídele al ciudadano que recargue la página o lo intente de nuevo en unos minutos. La cita se puede agendar igual aunque el mapa tarde en dibujarse. Si el problema persiste, repórtalo a soporte.
“El mapa muestra la oficina en otra ciudad o en un lugar equivocado.”
La ubicación que marca el mapa viene de las “Coordenadas” cargadas en la oficina. Si el punto aparece lejos del lugar real, abre la oficina en modo edición (ícono de lápiz en el “Directorio de oficinas”), revisa el campo “Coordenadas” y corrígelo. Guarda los cambios y verifica de nuevo.
“Se ofrecen citas en días feriados o en días que la oficina no atiende.”
Los días que el ciudadano puede elegir salen de dos lugares: los “Días de actividades” marcados en la oficina y en cada escritorio, y los días inhábiles generales de la institución. Si aparecen turnos en un día que debería estar cerrado, revisa primero los “Días de actividades” del escritorio y de la oficina, y luego la configuración de días inhábiles en Configuración general.
“¿Puedo poner al mismo funcionario como responsable de dos escritorios?”
Sí, un mismo funcionario puede ser responsable de varios escritorios, siempre que sus horarios no se superpongan. Si intentas asignarle un escritorio en un horario que se cruza con otro que ya tiene, la plataforma no te deja guardar y te avisa del cruce de horarios. Ajusta los horarios para que no se solapen.
“El funcionario no puede aceptar ni avanzar la etapa de cita del trámite.”
Suele deberse a una de dos cosas. Primero: en su bandeja, cada operador ve solo las citas asignadas a su escritorio; para gestionar la etapa de una cita hay que ser el operador de ese escritorio (los roles administrador y superadministrador sí ven todas). Si otro funcionario intenta avanzarla sobre un escritorio que no es el suyo, no la verá. Segundo: la etapa de la cita recién se puede gestionar una vez que el ciudadano agendó su cita; si todavía no lo hizo, no hay nada que gestionar en esa etapa, y eso no es una falla. Si la cita ya está agendada y el operador es el correcto, puede ser una demora momentánea al guardar: recarga la página e intenta de nuevo.
“Cambié la duración o el horario de las citas, pero las citas ya agendadas siguen igual.”
Los cambios de duración, horario o días de la oficina se aplican a las citas nuevas. Las citas ya agendadas conservan el día y la hora con los que se reservaron. Si necesitas mover una cita existente, hay que reagendarla o cancelarla.
“El ciudadano canceló la cita. ¿Se libera ese turno?”
Sí. Cuando una cita se cancela, ese horario vuelve a quedar disponible para que otra persona lo agende. Lo mismo ocurre al reagendar: se libera el turno anterior y se toma el nuevo.
Casos recurrentes
| Qué pasa | Qué hacer |
|---|---|
| El mapa de la oficina no carga o marca un lugar equivocado al elegirla para la cita. | La ubicación sale de las “Coordenadas” de la oficina; corrígelas si el punto está mal. Si no carga, suele ser el servicio de mapas externo: recarga o reintenta. La cita se agenda igual. |
| El buscador de direcciones marca un número o punto que no coincide con la dirección real. | La búsqueda de direcciones usa un servicio de mapas externo y a veces devuelve un punto aproximado; no es una falla de la plataforma. Carga las “Coordenadas” exactas en la oficina para que el mapa marque el lugar correcto. |
| Aparecen citas duplicadas, o una cita a la que no le figura el folio del trámite, y no se pueden gestionar. | Repórtalo a soporte con el detalle de la cita (oficina, día, hora y datos del ciudadano) para que puedan revisarlo. Anota si la cita se puede abrir o no. |
| El operador no puede aceptar ni avanzar la etapa de cita. | Verifica que sea el operador asignado a ese escritorio (o un administrador/superadministrador) y que el ciudadano ya haya agendado la cita. Si ambas cosas están bien, recarga y reintenta. |
Ver también
Antes de configurar:
- Configuración general — define días inhábiles globales primero.
- Módulo de usuarios — los funcionarios tienen que estar dados de alta antes de asignarlos a oficinas/escritorios.
Después de configurar:
- Bandeja de asignación — distribuye las citas que llegan.
- Bandeja de entrada módulo de citas — opera la atención del día.
- Citas — suma la etapa de cita a un trámite existente.
- Correo de cita agendada — qué datos de esta configuración viajan al correo del ciudadano y cuáles no.
Relacionados:
- Registro de cambios — auditar cambios en oficinas y escritorios.