Contexto: Configuración base del módulo de citas: oficinas (espacios físicos/virtuales), escritorios (puntos de atención dentro de cada oficina), horarios y Cita como trámite (casos donde el único paso del trámite es agendar la cita).
Audiencia: funcionarios con rol superadministrador o administrador (los únicos que configuran el módulo).
Cuándo aplicar: al armar la atención al público de la institución por primera vez, o al sumar nuevas oficinas/escritorios. La configuración se hace sobre oficinas y escritorios desde cero o sobre los ya cargados.
Configuración del Módulo de citas
Introducción
El módulo de citas es una herramienta fundamental que permite a las instituciones organizar la atención al público, presencial o virtual. Su estructura se basa en la creación de oficinas y escritorios donde operan los funcionarios.
Una de las funcionalidades más destacadas es “Cita como trámite”. A diferencia de un trámite tradicional que tiene formularios y múltiples etapas, esta funcionalidad permite crear un servicio donde el único paso es agendar la cita. Agiliza la experiencia para gestiones que solo requieren la presencia del ciudadano sin carga de documentación previa.
Roles involucrados
Ciudadano
- Elige la oficina, la fecha y la hora disponible, y confirma su selección.
- Al finalizar, es redirigido a la sección “Mis citas”, donde puede ver detalles, descargar el comprobante, reagendar o cancelar.
Superadministrador / Administrador
- Configura todo el módulo de citas.
- Puede activar o desactivar escritorios temporalmente sin eliminarlos si el flujo de trabajo cambia.
- Desde el directorio, usando el ícono de lápiz, puede modificar parámetros de oficinas existentes.
Configuración de oficinas
Para que un ciudadano pueda agendar una cita, primero hay que construir la infraestructura digital (lugar y horario).
1. Acceder al módulo
Desde la barra lateral izquierda, abre “Citas” y selecciona la sub-pestaña “Configuración”. Las otras dos sub-pestañas del módulo son “Bandeja de entrada” y “Bandeja de asignación” (ver manuales propios).
La vista “Configuración del módulo de citas” se divide en dos paneles:
- Panel izquierdo: opción “Directorio de oficinas” + botón “Añadir funcionario” (acceso rápido para sumar funcionarios al módulo).
- Panel central: título “Directorio de oficinas” + filtros + listado de oficinas existentes.
Los filtros son:
- Lista desplegable “Dependencia” para filtrar por unidad organizacional.
- Buscador “Buscar por nombre” con ícono de lupa.
- Ícono de goma (Limpiar filtros).
Cada oficina aparece como una tarjeta con:
- Nombre de la oficina.
- Dependencia: unidad organizacional a la que pertenece.
- Dirección: dirección física.
- Estatus: Disponible (verde) o Cerrado (gris).
- Ícono de lápiz (Editar) a la derecha para abrir la oficina en modo edición.
2. Crear una nueva oficina
Haz clic en el botón “Añadir oficina” en la esquina superior derecha. Se abre la pantalla “Añadir oficina” con:
- Panel izquierdo: interruptor “Oficina habilitada” (apagado por defecto) con texto guía “Esta oficina está lista para su configuración” + tres sub-pestañas en el orden a completar.
- Panel central: el contenido cambia según la sub-pestaña activa.
- Botón “Guardar datos” en la esquina superior derecha (deshabilitado hasta que los campos obligatorios de la pestaña activa estén completos).
Las tres sub-pestañas son:
Pestaña “Informacion general”
Define la identidad de la oficina. Todos los campos son obligatorios:
| Campo | Detalle |
|---|---|
| Nombre de la oficina | Nombre que ve el ciudadano. |
| Responsable | Lista desplegable; tiene que ser un funcionario ya registrado en el módulo. |
| Dirección | Dirección física (campo de texto largo). |
| Coordenadas | Coordenadas geográficas para mapas (campo de texto largo). |
| Dependencia | Lista desplegable; tiene que existir previamente. |
| Correo electrónico | Correo de contacto de la oficina. |
| Teléfono | Teléfono de la oficina. |
⚠️ Para llenar “Responsable” y “Dependencia”, los funcionarios y las dependencias tienen que estar dados de alta previamente en la plataforma.
Pestaña “Calendario y horario de servicio”
Define cuándo opera la oficina a nivel macro:
| Campo | Detalle |
|---|---|
| Tipo de atención * | Dos casillas independientes: Presencial y En línea. Marca las que apliquen (las dos si la oficina atiende presencial y virtual). |
| Inicio de actividades * | Fecha de inicio del período de vigencia de la oficina (date picker). |
| Fin de actividades * | Fecha de fin del período (date picker). |
| Días de actividades * | Siete casillas (Lunes a Domingo). Marca los días que la oficina atiende. |
| Horario de actividades | Sub-sección con Hora inicial * y Hora final * (timepickers). Define el rango horario general (ej. 08:00 a 14:00). |
Pestaña “Escritorios”
El escritorio es la unidad de atención específica dentro de una oficina (ej. “Ventanilla 1” o “Licencias renovación”).
⚠️ Si no configuras escritorios, no se pueden agendar citas. El estado vacío de esta pestaña muestra “No se encontraron escritorios”.
Para sumar un escritorio, haz clic en el botón “Agregar escritorio” (esquina superior derecha de la pestaña). Se abre la ventana “Agregar escritorio” con los siguientes campos:
| Campo | Detalle |
|---|---|
| Escritorio activo | Interruptor para activar o desactivar el escritorio sin eliminarlo. |
| Nombre del escritorio * | Nombre identificatorio (ej. “Ventanilla 1”). |
| Responsable * | Lista desplegable con los funcionarios disponibles. |
| Tipo de atención * | Dos casillas: Presencial y En línea (igual que la oficina). |
| Días de actividades * | Casillas con los días de la semana en los que opera el escritorio. |
| Horario de actividades | Sub-sección con Hora inicial * y Hora final *. |
| Inicio de hora de comida * | Hora en que comienza la pausa de almuerzo del escritorio. |
| Fin de la hora del almuerzo * | Hora en que termina la pausa. |
Confirma con “Guardar” o sale con “Cancelar”.
⚠️ El horario del escritorio tiene que estar dentro del horario de la oficina (ej. si la oficina cierra a las 14:00, el escritorio no puede operar hasta las 16:00).
3. Guardar y habilitar
- En cada pestaña, haz clic en “Guardar datos” (esquina superior derecha) para salvar la configuración. El botón se habilita cuando los campos obligatorios están completos.
- Activa el interruptor “Oficina habilitada” en el panel izquierdo para que la oficina esté disponible al público.
4. Editar una oficina existente
Desde el listado del “Directorio de oficinas”, haz clic en el ícono de lápiz (Editar) a la derecha de la tarjeta. Se abre la pantalla “Editar oficina” (mismo formato que “Añadir oficina” pero con los datos cargados).
En modo edición, la pestaña “Escritorios” muestra los escritorios ya cargados con su nombre, responsable, horarios y Estatus (Abierto / Cerrado), más el ícono de lápiz para editar cada escritorio individualmente.
Configuración de “Cita como trámite”
Una vez configurada la oficina, puedes crear un trámite simplificado.
- Ve a la configuración del trámite y enciende el interruptor “Módulo de citas” en la barra lateral.
- Configuración general:
- Asegúrate de que la opción “Disponible en línea” esté apagada (o sigue la instrucción específica de la interfaz).
- Selecciona la opción “Este trámite solo tendrá citas”.
- Parametrización:
- Define la duración de la cita.
- Decide si se permite reagendar.
- Selecciona las oficinas habilitadas para este trámite.
Tips y recomendaciones
Antes de configurar
- Planificación de recursos: antes de crear una oficina, asegúrate de haber dado de alta a los funcionarios en el módulo de citas. Un funcionario puede estar asignado a varios escritorios siempre que los horarios no se superpongan. Ver Módulo de usuarios.
Durante la configuración
- Jerarquía de horarios: piensa el horario de la oficina como el contenedor principal. Los escritorios no pueden salirse de ese contenedor. Si la oficina abre a las 08:00, ningún escritorio puede empezar a las 07:30.
Después de configurar
- Desactivar vs. eliminar: si un escritorio o ventanilla va a dejar de funcionar temporalmente (por vacaciones del funcionario, por ejemplo), usa la opción de desactivar en lugar de eliminarlo. Esto guarda el historial y la configuración para el futuro.
Errores comunes y cómo evitarlos
| Error | Causa probable | Solución |
|---|---|---|
| No aparecen horas disponibles para el ciudadano. | Se creó la oficina pero no se crearon escritorios. | Agregar al menos un escritorio. La sección Escritorios es indispensable operativamente. |
| Error al guardar horario del escritorio. | El horario del escritorio excede el de la oficina. | Verifica que la hora de fin del escritorio sea igual o anterior a la hora de cierre de la oficina. |
| No puedo asignar un encargado. | El usuario no está registrado como funcionario. | Ve a Módulo de usuarios y agrégalo antes de configurar la oficina. |
| El trámite sigue pidiendo formularios. | No se activó la opción Cita como trámite. | En la configuración general del trámite, marca “Este trámite solo tendrá citas”. |
Glosario técnico
- Oficina: espacio físico o virtual general (ej. Sede Central).
- Escritorio: punto de atención específico dentro de una oficina (ej. Ventanilla 4). Es la unidad que define la capacidad de atención.
- Cita como trámite: configuración especial donde el proceso administrativo se reduce exclusivamente al agendamiento, eliminando formularios y etapas de validación previa.
- Funcionario / Encargado: usuario de la plataforma con permisos para gestionar citas o atender escritorios.
Ver también
Antes de configurar:
- Configuración general — define días inhábiles globales primero.
- Módulo de usuarios — los funcionarios tienen que estar dados de alta antes de asignarlos a oficinas/escritorios.
Después de configurar:
- Bandeja de asignación — distribuye las citas que llegan.
- Bandeja de entrada módulo de citas — opera la atención del día.
- Citas — suma la etapa de cita a un trámite existente.
Relacionados:
- Registro de cambios — auditar cambios en oficinas y escritorios.