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Contexto: Define las “reglas del juego” del trámite: permisos, dependencias, identificadores (Prefolio + Folio), firmas, vigencias, casillas legales. Es donde se decide quién puede ver el trámite, qué nivel de autenticación exige y cómo se identifican los expedientes generados.

Audiencia: funcionarios con rol superadministrador o administrador (los únicos que arman la configuración general).

Cuándo aplicar: al armar un trámite nuevo, después de la ficha y antes de los componentes operativos (formulario, etapas).

Configuración general del trámite

Introducción

La configuración general del trámite es el centro de control donde se definen las “reglas del juego” para cada solicitud. Acá no solo se decide cómo se identifica un expediente, sino quién puede verlo, cómo se comporta legalmente y qué experiencia tiene el ciudadano.

Esta funcionalidad se divide en tres grandes áreas:

Área Qué define
Configuraciones Permisos, dependencias, validaciones legales, firmas y vigencias.
Configuración de Prefolio Identificador inicial (temporal) para distinguir una solicitud apenas ingresa.
Configuración de Folio Identificador final (definitivo) del expediente una vez que se gestiona o aprueba.

Roles involucrados

Rol Interacción con la funcionalidad
Superadministrador / Administrador Es el arquitecto. Configura las reglas, dependencias y la estructura del Folio/Prefolio. Tiene que revisar cómo sus cambios afectan a todas las solicitudes.
Editor Puede configurar y editar la configuración general del trámite.
Operador Se beneficia de la configuración de dependencias. Su bandeja de entrada solo muestra los trámites que le corresponden (ej. solo los de “Compras”), mejorando su eficiencia.
Ciudadano Ve el resultado final: un botón de inicio personalizado, casillas de confirmación claras y recibe un Folio único para rastrear su gestión. Si se habilita, puede desistir del trámite.
Usuario institucional Puede ver y ejecutar los “Trámites Internos” configurados para gestión gubernamental.

Cómo acceder

Ve al listado de trámites, crea uno nuevo o edita uno existente. La sección “Configuración general” está al final de la pantalla, debajo de “Documento de salida”.

Pestaña Configuraciones

La pestaña “Configuraciones” organiza las opciones del trámite en varias subsecciones. Cada opción se activa por separado y despliega los campos asociados.

Botón de inicio

El campo “Ingrese el nombre del botón Iniciar trámite” permite escribir el texto que ve el ciudadano para arrancar la solicitud. El valor por defecto es “Iniciar trámite”.

Nivel de autenticación

Activa la opción “¿El usuario requiere ser nivel 2?” para exigir que el ciudadano tenga nivel 2 de identidad digital al iniciar la solicitud. Es una opción binaria (sí/no): no existe un selector entre Nivel 1 y Nivel 2.

Dependencia

Activa la opción “Agregar dependencia” (junto al título hay un ícono de ayuda con tooltip). Al activarla aparecen dos selectores en orden:

  1. “Selecciona una dependencia” — secretaría u organismo principal.
  2. “Seleccionar subdependencia” — aparece después de elegir una dependencia. Dirección específica dentro de la dependencia.

La asignación filtra qué operadores ven el trámite en su bandeja de entrada.

Trámite interno

ℹ️ Esta opción solo aparece si previamente fue habilitada en la Configuración general de la plataforma (nivel global, no por trámite).

Al activarla, el trámite solo es visible para usuarios institucionales (empleados del organismo) y queda oculto del público general.

URL de la ficha del trámite

Sección con los siguientes campos:

  • “URL de la ficha” — ruta autogenerada a partir del nombre del trámite (ej. /modules/ventanillaDigital/procedures/consultaPreviaPrueba).
  • Activa la opción “¿Configurar una URL diferente para la ficha del trámite?” (subtítulo: “Por favor verifica que el campo que vas a utilizar sea único”). Al activarla aparece el selector “Selecciona el campo de donde tomar el valor” con campos del formulario como Costo, Lugar del Trámite o Descripción.

Formulario

Sección con tres opciones independientes:

  • “El proceso se llevará en otra plataforma” (subtítulo: “El ciudadano solo podrá hacer una solicitud un proceso a la vez”). Al activarla aparecen:

    • Campo “Link externo” para pegar la URL.
    • Opción “¿Enviar todos los datos del usuario?”.

  • “Agregar casilla de verificación de confirmación para el formulario” — al activarla aparece el campo “Texto para la casilla de confirmación en el formulario” para escribir el texto legal o aclaratorio personalizado.

  • “Pedir firma electrónica” — exige firma electrónica al iniciar la solicitud.

Vigencia

Sección con dos opciones independientes:

  • “Este trámite es tipo permiso” — al activarla aparecen dos selectores que toman opciones del formulario:

    • “Selecciona el campo de fecha de inicial”
    • “Selecciona el campo de fecha de final”

  • “Expiración del certificado” — al activarla aparecen:

    • Un campo numérico para la cantidad.
    • Un selector con cuatro unidades: Días, Semanas, Meses o Años.

Ver Fechas de expiración.

Al activar la opción “Añadir aviso de privacidad” aparece el campo “URL del aviso de privacidad” para enlazar el documento legal.

Desistir solicitud

Al activar la opción “Usuario puede desistir la solicitud” aparece la sección “Contenido para acuse de desistimiento” con un editor de texto enriquecido (negrita, cursiva, tachado, enlace, encabezados H1 y H2, párrafo, listas ordenada y no ordenada, separador, alineación y deshacer/rehacer). El límite del texto es 3000 caracteres.

Configuración de Prefolio y Folio

Pestañas separadas en el sidebar de Configuración general:

Pestaña Para qué sirve
Configuración de prefolio Identificador inicial (provisorio) que se asigna al ingresar la solicitud.
Configuración de folio Identificador final (definitivo) del expediente una vez procesado.

Ambas pestañas usan exactamente el mismo flujo de configuración. Conviene que la estructura del prefolio y del folio sea diferente para distinguirlos visualmente.

Pantalla inicial

La pestaña arranca con:

  • Botón “Agregar campo” — agrega un nuevo campo a la estructura. Junto al botón aparece el texto “Puedes añadir máximo 5 campos”.
  • Sección “Vista previa del prefolio” / “Vista previa del folio” — campo de solo lectura que muestra cómo se verá el identificador a medida que agregas campos.
  • Texto guía: “Aquí podrás crear la configuración necesaria para generar el folio/prefolio que se entregará al ciudadano.”
  • Si todavía no hay campos configurados, aparece el mensaje “Esta ficha aún no tiene configuración de folio” y un enlace “¿Necesitas ayuda?”.

Pantalla inicial de Configuración de prefolio

Tipos de campo

El botón “Agregar campo” despliega cuatro opciones para elegir el tipo de campo:

  • Fecha — agrega un campo de fecha. Junto al campo se elige el “Formato” de presentación. La plataforma muestra como guía un ejemplo del tipo Example [25-08-2022]: dd-mm-yyyy.
  • Número consecutivo — asegura folios únicos crecientes. Tiene un campo “Número de caracteres” con valor por defecto 1. Siempre tiene que estar presente en la fórmula para evitar duplicados.
  • Alfanumérico — sin configuración adicional. Permite ingresar letras y caracteres como prefijo o sufijo (ej. “HC” para Habilitación Comercial).
  • Número aleatorio — genera un número al azar dentro de un rango. Se configura con tres campos: “Número de caracteres” (default 1), “Valor mínimo” (default 1) y “Valor máximo” (default 9).

Selector de tipo de campo del identificador

Formatos de Fecha

El selector “Formato” del campo Fecha incluye varias combinaciones que ordenan día, mes y año, con o sin separador. Algunas opciones disponibles son dd-mm-yyyy, yyyy-mm-dd, dd/mm/yyyy, dd-mm-yy, mm-yyyy, yyyy, mmdd, entre otras combinaciones que mezclan separadores - y / o ningún separador. [verificar contra plataforma: lista completa de formatos del selector]

Tarjetas de campos configurados

Cada campo agregado aparece como una tarjeta en la zona “Estructura del prefolio:” / “Estructura del folio:” con los siguientes elementos:

  • Nombre del campo y un símbolo representativo de su valor (ej. 0 para número consecutivo, # para número aleatorio).
  • Controlador para arrastrar (arriba de la tarjeta) que permite reordenar los campos.
  • Ícono de lápiz (Editar).
  • Ícono de papelera (Eliminar).
  • Flecha hacia arriba o abajo para colapsar o expandir el detalle de configuración.

Separador entre campos

Cuando hay 2 o más campos configurados aparece la opción “Seleccione el tipo de separador” con tres símbolos para elegir como divisor entre campos: barra (/), guion medio (-) o guion bajo (_).

Selector del separador de campos

Tips y recomendaciones

Antes de configurar

  • Planifica las dependencias: antes de asignar una dependencia, asegúrate de entender el organigrama. Una mala asignación puede ocultar trámites a los operadores que realmente tienen que gestionarlos.
  • Define la naturaleza del trámite: ¿es un permiso? Si configuras el trámite como “Tipo permiso”, asegúrate de que el formulario tenga campos de fecha configurados primero. Ver Fechas de expiración.

Durante la configuración

  • Evita la duplicidad: para asegurarte de que los folios no coincidan nunca, siempre agrega el campo de número consecutivo a tu fórmula del Folio/Prefolio.
  • Distinción visual: aunque la configuración es igual, configura el Prefolio diferente al Folio. Ejemplo: Prefolio usa “PRE-” y Folio usa el año. Esto ayuda a saber rápidamente si un trámite está en solicitud o finalizado.

Después de configurar

  • Edición flexible: puedes editar la configuración del Prefolio/Folio cuando quieras, agregando o quitando campos según evolucione el trámite. Los cambios se rastrean en Registro de cambios.

Errores comunes y cómo evitarlos

Error Consecuencia Solución
Crear un Folio sin número consecutivo. El sistema puede generar identificadores idénticos para personas distintas. Incluir siempre el ítem “Número consecutivo” en la lista de campos.
Asignar una dependencia incorrecta. Los operadores de esa área no ven el trámite. Revisar el catálogo de secretarías y subsecretarías antes de guardar.
Olvidar configurar el separador con múltiples campos. Se genera un número largo e ilegible (ej. “HC2025123” en vez de “HC-2025-123”). Elegir uno de los tres símbolos (/, -, _) en la opción de separador.

Glosario técnico

  • Prefolio: identificador provisorio asignado al iniciar la solicitud, útil para seguimiento temprano.
  • Folio: identificador definitivo y único asignado al expediente una vez procesado.
  • Trámite interno: procedimiento administrativo exclusivo para funcionarios públicos (usuarios institucionales), invisible para el ciudadano común.
  • Dependencia: unidad organizativa (secretaría/dirección) a la que se vincula un trámite para filtrar su visibilidad entre los operadores.
  • Whitelist: lista de usuarios permitidos para hacer pruebas controladas en producción. Ver Whitelist.
  • Número aleatorio: valor generado por el sistema dentro del rango configurado (defaults 1 a 9), útil para sumar complejidad o seguridad al identificador.

Ver también

Después de configurar:

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