Contexto: Guía de orientación al funcionario que empieza a configurar trámites en la plataforma. Resume las 5 piezas de un trámite (ficha, formulario, etapas, documento de salida, configuración general) y los principios de diseño. No es paso a paso operativo — es mapa mental.
Audiencia: funcionarios con rol superadministrador que arman trámites desde cero.
Cuándo aplicar: la primera vez que se va a configurar un trámite, antes de tocar el constructor.
Primeros pasos en el Módulo de trámites
La plataforma es tu aliado para transformar procesos administrativos tradicionales en experiencias digitales claras y eficientes. Acá no necesitas ser desarrollador ni tener conocimientos técnicos avanzados: está diseñada para que puedas configurar trámites completos desde una interfaz visual e intuitiva.
¿Qué puedes hacer con la plataforma?
- Diseñar formularios inteligentes que se adaptan a las respuestas del ciudadano.
- Crear fichas informativas atractivas (la “vidriera” de cada trámite).
- Configurar flujos operativos internos con múltiples etapas.
- Generar certificados y documentos oficiales con validación blockchain.
- Integrar pagos, citas, inspecciones y más en un solo ecosistema digital.
Diseñas tanto la experiencia del ciudadano como la gestión interna del organismo sin salir de la plataforma.
Las 5 piezas de un trámite
| # | Pieza | Qué es | Manual |
|---|---|---|---|
| 1 | Ficha del trámite | Lo primero que ve el ciudadano. Vidriera. | Configuración ficha del trámite |
| 2 | Formulario | Cuestionario que el ciudadano completa. | Formulario |
| 3 | Etapas | Pasos operativos internos del organismo. | Etapas |
| 4 | Documento de salida | Archivo final que recibe el ciudadano. | Documento de salida |
| 5 | Configuración general | Reglas globales (visibilidad, identificadores, firmas, vigencia). | Configuración general del trámite |
El orden recomendado para armar un trámite
Las cinco piezas se configuran en un orden que va de la cara pública hacia la gestión interna. Este es el camino recomendado para armar un trámite nuevo de principio a fin; cada paso remite al manual con el detalle completo.
1. Diseñar la ficha del trámite
Empieza por la ficha, que es lo primero que ve el ciudadano. En el constructor de ficha organizas las secciones, los destacados y los criterios de búsqueda del catálogo. Ver Configuración de la ficha del trámite.
2. Construir el formulario
Arma el cuestionario que el ciudadano completa. Elige la estructura (simple, dividido por secciones o dividido por pasos) y agrega las preguntas con sus validaciones y su obligatoriedad. Ver Formulario.
3. Configurar las etapas
Diseña el camino operativo interno que sigue la solicitud una vez enviada: revisión, pagos, citas, inspectores, subetapas y la emisión final. Ver Etapas.
4. Armar el documento de salida
Construye el certificado, la constancia o el permiso que el ciudadano descarga al finalizar. Define su estructura y arrastra las variables del trámite al lugar donde tienen que aparecer. Ver Documento de salida.
5. Definir la configuración general
Establece las reglas globales del trámite: visibilidad, identificadores (prefolio y folio), firmas, vigencia y asignación por dependencia. Ver Configuración general del trámite.
6. Probar el trámite completo con Whitelist
Antes de publicar, ejecuta una prueba de punta a punta con la lista de pruebas controladas. Así verificas que el formulario, las etapas y el documento final funcionen y que los datos dinámicos se completen correctamente. Ver Whitelist.
7. Publicar el trámite
Cuando la prueba sea correcta, deja el trámite disponible para los ciudadanos. Revisa en la configuración general que la visibilidad sea Público y que la asignación por dependencia no lo esté ocultando del catálogo.
1. Ficha del trámite
La ficha es lo primero que ve el ciudadano cuando busca información sobre el trámite. Piénsala como la vidriera de un negocio: tiene que ser clara, completa y atractiva.
Cómo se construye
Usas un constructor visual de arrastrar y soltar donde:
- La columna izquierda tiene las herramientas (títulos, párrafos, listas, etc.).
- La columna derecha es tu lienzo de trabajo.
Sección de Destacados
Es la parte más estratégica. Puedes usar:
| Tipo de tarjeta | Cantidad máxima | Para qué |
|---|---|---|
| Tarjetas de encabezado | 5 | Información crítica (costo, vigencia, requisitos principales). |
| Tarjetas de subencabezado | 4 | Detalles secundarios (oficinas, plazos, normativa). |
Optimización de búsqueda
Define qué palabras clave o campos van a ayudar a que el ciudadano encuentre este trámite en el catálogo general. Esto mejora la experiencia de navegación.
ℹ️ No sobrecargues la ficha con información redundante. El objetivo es que el ciudadano entienda en 30 segundos si este trámite es lo que necesita.
2. Formulario
El formulario es el punto de entrada donde el ciudadano carga sus datos. La clave está en elegir la estructura adecuada según la complejidad del trámite.
Las tres formas, que salen de dos casillas
No hay un selector con tres opciones. Hay dos casillas independientes —“Dividido por secciones” y “Dividido por pasos”— y las tres formas del formulario salen de cómo las combines:
| Lo que marcas | Lo que obtienes | Cuándo usarlo |
|---|---|---|
| Ninguna de las dos | Simple. Una sola página sin divisiones. | Trámites de pocas preguntas (una constancia, una solicitud simple). |
| Solo “Dividido por secciones” | Preguntas agrupadas por tema en la misma página (Datos personales, Datos del inmueble, Documentación). | Formularios largos donde la agrupación ayuda a leer, pero no hace falta ramificar. |
| Las dos juntas | Dividido por pasos. Cada sección es una pantalla, y se habilita la lógica condicional. | Formularios donde el recorrido cambia según lo que responde el ciudadano. |
⚠️ “Dividido por pasos” no funciona sola. La lógica condicional —la opción “Ir a la sección según la respuesta” de cada pregunta— aparece únicamente con las dos casillas marcadas. Si activas solo pasos sin secciones, no hay ramificación posible.
⚠️ Desmarcar “Dividido por pasos” borra la ramificación ya configurada. Al apagarla, la plataforma elimina las reglas de “Ir a la sección según la respuesta” de todas las preguntas del formulario. No es reversible desde el mismo lugar: hay que volver a definir cada salto.
Ver Estructura de formularios.
Tipos de preguntas disponibles
- Texto corto (nombre, DNI, email).
- Párrafo (descripciones extensas).
- Opciones múltiples / listas desplegables.
- Casillas de verificación.
- Fechas y horarios.
- Carga de archivos (PDF, imágenes, planos).
- Direcciones con geolocalización.
- Grupo de preguntas.
Ver el detalle completo en Tipos de preguntas.
Configuraciones avanzadas
| Configuración | Qué permite |
|---|---|
| Autocompletado | Toma datos del perfil del ciudadano (nombre, email) para ahorrarle tiempo. |
| Validaciones | Fuerza formatos específicos (ej. email válido, DNI de 8 dígitos). |
| Agregar al certificado | Marca la respuesta para que viaje a la credencial verificable del trámite. No es lo que la hace aparecer en el documento de salida. |
| Obligatoriedad | Define qué es realmente crítico (sin exagerar). |
⚠️ No existe una marca en la pregunta que la haga salir en el documento. Es la causa número uno de documentos de salida en blanco. Un dato aparece en el documento final solo si lo arrastraste desde el catálogo del editor del documento de salida (Versión 2), o si lo tildaste ahí mismo (Versión 1). La casilla “Agregar al certificado” que está en la pregunta alimenta la credencial verificable, que es otra cosa. Ver Documento de salida.
ℹ️ Usa las “Pista siempre visible” para guiar al ciudadano. No asumas que sabe qué formato esperas. Por ejemplo: “Ingresa tu DNI sin puntos ni espacios (ej. 12345678)”.
3. Etapas
Una vez que el ciudadano envía el formulario, comienza el trabajo del organismo. Acá es donde diseñas el camino operativo del trámite.
Etapas disponibles
| Etapa | Para qué | Manual |
|---|---|---|
| Revisión | Primera validación de documentación. Configura plazos y prevenciones. | Revisión |
| Pagos | Conceptos de tasas (montos fijos o variables) y pasarelas de pago. | Pagos |
| Citas (condicional) | Turnos presenciales vinculados al flujo digital. | Citas |
| Inspectores (condicional) | Inspecciones de campo (ambientales, de obra, sanitarias). | Inspectores |
| Subetapas | Procesos que requieren intervención de múltiples áreas en secuencia o paralelo. | Subetapas |
| Emisión de documento | Última etapa: emite el documento final y, si corresponde, el certificado blockchain. | Emisión |
ℹ️ Citas e Inspectores son condicionales: solo aparecen en el constructor cuando los interruptores “Módulo citas” / “Módulo inspectores” del trámite están activados.
💡 Distinción de verbos: en la etapa Emisión el operador aprueba (cierre final del trámite, dispara documento de salida + certificado blockchain si corresponde); en las etapas previas (Revisión, Pagos, Citas, Inspectores, Subetapas) el operador acepta la etapa para avanzar al siguiente paso del flujo.
ℹ️ Las etapas tienen que reflejar la realidad operativa de tu organismo. No las diseñes “idealizadas”: usa los tiempos reales que maneja cada área para evitar cuellos de botella.
4. Documento de salida
Es el certificado, constancia, licencia o permiso que el ciudadano descarga al finalizar el trámite. Tiene que ser claro, profesional y seguro.
Cómo se construye
La primera vez que entras al editor, la plataforma pide elegir entre Versión 1 (secciones predefinidas) o Versión 2 (configurador libre, eliges cuántas secciones desees). Una vez dentro, el editor tiene dos pestañas:
| Pestaña | Qué contiene |
|---|---|
| ESTRUCTURA | Elementos visuales arrastrables: Columnas (1 / 2 / 3) y Estilos (Titular, Texto, Separador de secciones, Línea de división, Imagen, Salto de página). |
| CATÁLOGO | Variables del trámite arrastrables, agrupadas en 5 acordeones: Guía - Catálogo del trámite (Folio de la solicitud), Perfil ciudadano (CUIL, Nombre, Fecha de nacimiento, etc.), Formulario ciudadano (respuestas del trámite), Campo abierto (Dictámenes, Observaciones de emisión) y Firmas (Fecha de certificación). |
ℹ️ Reglas básicas del editor: primero armas el layout con Columnas, después insertas elementos visuales (Titular, Texto, Imagen) y por último arrastras las variables del CATÁLOGO al lugar donde tienen que aparecer en el documento generado.
Seguridad y validación
- Certificado blockchain: cuando la etapa Emisión tiene tipo “Certificado” seleccionado en el campo “Elija lo que se va a emitir”, el sistema genera además un certificado blockchain inmutable y verificable matemáticamente al aprobar la etapa.
- Folio de la solicitud: identificador único del expediente que aparece como variable arrastrable desde el CATÁLOGO.
ℹ️ Haz siempre una prueba completa del trámite (de punta a punta) usando Whitelist para verificar que todos los datos dinámicos se completen correctamente. Ver también Fechas de expiración para configurar vigencias.
5. Configuración general
Centro de control donde defines aspectos transversales del trámite.
| Categoría | Qué define |
|---|---|
| Visibilidad | Público (aparece en el catálogo general) o Interno (solo visible para empleados del organismo). |
| Identificadores (Prefolio y Folio) | Fórmulas personalizadas combinando hasta 5 campos (ej. [AÑO]-[SIGLA_ÁREA]-[N° CONSECUTIVO]-[MES]). |
| Vigencia del documento | Tipo Licencia (período fijo) o Tipo Permiso (depende de fechas declaradas por el ciudadano). |
| Asignación por dependencia | Filtra el trámite para que solo lo vean operadores de la secretaría o dirección correspondiente. |
Ver Configuración general del trámite para el detalle completo.
Tips para quien arma trámites
ℹ️ Quién arma los trámites: funcionarios con rol superadministrador. En conversaciones internas Sovra a veces se les llama informalmente “modeladores”, pero el rol oficial en la plataforma es superadministrador.
- ✅ Planifica en papel primero. Dibuja el flujo completo, las ramificaciones y las etapas antes de tocar la plataforma. Esto te ahorra retrabajos.
- ✅ Piensa en dos audiencias: ciudadano y operador. El formulario tiene que ser fácil para quien lo completa, pero también útil para quien lo revisa.
- ✅ No abuses de los campos obligatorios. Hacer todo obligatorio puede desmotivar. Define bien qué es realmente crítico.
- ✅ Nombra las etapas con claridad. Usa nombres consistentes que cualquier operador entienda sin necesidad de capacitación extra.
- ✅ Define tiempos realistas. No pongas plazos de 24 horas si sabes que el área tarda 3 días. Mejor ser realista que generar falsas expectativas.
- ✅ Prueba, prueba, prueba. Haz un trámite de prueba completo con Whitelist antes de publicarlo. Verifica notificaciones, prevenciones y el PDF final.
Errores comunes a evitar
| Error | Consecuencia |
|---|---|
| No configurar los Destacados de la ficha. | El trámite se ve confuso y poco profesional. |
| Formularios interminables. | El ciudadano abandona antes de terminar. |
| Olvidar marcar qué campos van al documento final. | El certificado sale incompleto. |
| Tiempos de vida irreales en las etapas. | Cuellos de botella operativos. |
| No probar el documento antes de publicar. | Aparecen errores en producción que afectan a ciudadanos reales. |
Preguntas frecuentes y casos recurrentes
Estas son las dudas y los reclamos que aparecen con más frecuencia al empezar a armar trámites. Están basadas en casos reales de soporte; cada una remite al manual donde está el detalle.
Preguntas frecuentes
“El documento final le sale en blanco o incompleto al ciudadano.” Casi siempre pasa porque algún dato del formulario no quedó marcado para aparecer en el documento, o porque no se colocó en el lugar donde tiene que salir. Revisa que cada dato que quieres mostrar tenga activada su visibilidad en el documento y esté puesto en el editor del documento. Antes de publicar, prueba el trámite completo con Whitelist. Si aun así el documento sigue saliendo mal, es una falla puntual que conviene reportar a soporte con el folio de la solicitud. Ver Documento de salida.
“No me deja guardar el trámite: el botón aparece deshabilitado.” Es el comportamiento normal, no una falla. La plataforma no habilita el botón de guardar hasta que completes todos los campos obligatorios, que se muestran con un asterisco. Revisa los campos marcados con asterisco, complétalos y el botón se habilita solo.
“Cambié la ficha o el formulario, pero el ciudadano sigue viendo la versión anterior.” Un trámite ya publicado no se edita en vivo. Los cambios se hacen sobre un borrador y llegan al ciudadano recién cuando publicas ese borrador. Edita desde Borradores y publica cuando termines de ajustar.
“El trámite no aparece en el catálogo para el ciudadano.” Lo más probable es que el trámite esté configurado como Interno (solo visible para el organismo) o que esté limitado por dependencia. En Configuración general del trámite revisa que la visibilidad sea Público y que la asignación por dependencia no lo esté ocultando.
“El ciudadano no puede pagar, no le aparece el botón de pago o el pago no se refleja.” Si el trámite no tiene bien armada la etapa de pago, el botón puede no aparecer: verifica que la etapa de pago tenga su concepto y su monto. Ahora bien, cuando el pago se rechaza o no se confirma del lado del banco o de la pasarela de pago, la falla es de ese servicio externo, no de la plataforma. Pídele al ciudadano que reintente y, si el problema continúa, reporta el caso con el folio. Ver Pagos.
“Al validar la identidad del ciudadano (por ejemplo el CURP o el CUIL) aparece un error.” Esa validación la resuelve un servicio externo del gobierno (el registro de identidad o el registro civil). Cuando ese servicio no responde o rechaza el dato, el error no depende de la plataforma. Pide al ciudadano que verifique que el dato esté bien escrito y que reintente en unos minutos. Si el servicio externo sigue sin responder, la solución no está en la plataforma; reporta el caso para su seguimiento.
“La pantalla se queda cargando o el documento no abre, pero otras veces funciona.” Las fallas que aparecen una vez y no se repiten suelen ser del momento (la conexión o la memoria del navegador). Vuelve a intentar, refresca la página o prueba en otro navegador. Si el problema es constante y no puntual, reporta a soporte con el folio y el nombre del trámite afectado.
Casos recurrentes
Los reclamos de soporte, tanto históricos como actuales, se concentran en unos pocos patrones. Esta es la lectura rápida:
| Qué pasa | Qué hacer |
|---|---|
| El documento o el acuse no se genera, o sale incompleto. | Verifica qué campos marcaste para el documento y prueba el trámite completo con Whitelist antes de publicar. Varios de estos casos fueron fallas de la plataforma ya corregidas; si todavía te pasa, repórtalo con el folio de la solicitud. |
| Falla la validación de identidad del ciudadano o la confirmación del pago. | Es una falla del servicio externo (registro de identidad, banco o pasarela de pago), no de la plataforma. Pide reintentar y, si persiste, reporta con el folio. |
| El botón para guardar o para avanzar no se activa. | Faltan campos obligatorios por completar (los marcados con asterisco). Complétalos y el botón se habilita. |
| Un cambio no se ve reflejado o el trámite no aparece donde se espera. | Los cambios en un trámite publicado se aplican al publicar su borrador; la visibilidad en el catálogo depende de que el trámite esté como Público. |
Ver también
Componentes (las 5 piezas de un trámite):
- Configuración ficha del trámite — vidriera pública.
- Formulario — cuestionario.
- Etapas — pasos operativos.
- Documento de salida — archivo final.
- Configuración general del trámite — reglas globales.
Relacionados:
- Clonar trámite — partir de un trámite existente.
- Borradores — editar trámites publicados sin afectar al ciudadano.
- Whitelist — probar antes de publicar.