Contexto: Guía de orientación al funcionario que empieza a configurar trámites en la plataforma. Resume las 5 piezas de un trámite (ficha, formulario, etapas, documento de salida, configuración general) y los principios de diseño. No es paso a paso operativo — es mapa mental.
Audiencia: funcionarios con rol superadministrador que arman trámites desde cero.
Cuándo aplicar: la primera vez que se va a configurar un trámite, antes de tocar el constructor.
Primeros pasos en el Módulo de trámites
La plataforma es tu aliado para transformar procesos administrativos tradicionales en experiencias digitales claras y eficientes. Acá no necesitas ser desarrollador ni tener conocimientos técnicos avanzados: está diseñada para que puedas configurar trámites completos desde una interfaz visual e intuitiva.
¿Qué puedes hacer con la plataforma?
- Diseñar formularios inteligentes que se adaptan a las respuestas del ciudadano.
- Crear fichas informativas atractivas (la “vidriera” de cada trámite).
- Configurar flujos operativos internos con múltiples etapas.
- Generar certificados y documentos oficiales con validación blockchain.
- Integrar pagos, citas, inspecciones y más en un solo ecosistema digital.
Diseñas tanto la experiencia del ciudadano como la gestión interna del organismo sin salir de la plataforma.
Las 5 piezas de un trámite
| # | Pieza | Qué es | Manual |
|---|---|---|---|
| 1 | Ficha del trámite | Lo primero que ve el ciudadano. Vidriera. | Configuración ficha del trámite |
| 2 | Formulario | Cuestionario que el ciudadano completa. | Formulario |
| 3 | Etapas | Pasos operativos internos del organismo. | Etapas |
| 4 | Documento de salida | Archivo final que recibe el ciudadano. | Documento de salida |
| 5 | Configuración general | Reglas globales (visibilidad, identificadores, firmas, vigencia). | Configuración general del trámite |
1. Ficha del trámite
La ficha es lo primero que ve el ciudadano cuando busca información sobre el trámite. Piénsala como la vidriera de un negocio: tiene que ser clara, completa y atractiva.
Cómo se construye
Usas un constructor visual de arrastrar y soltar donde:
- La columna izquierda tiene las herramientas (títulos, párrafos, listas, etc.).
- La columna derecha es tu lienzo de trabajo.
Sección de Destacados
Es la parte más estratégica. Puedes usar:
| Tipo de tarjeta | Cantidad máxima | Para qué |
|---|---|---|
| Tarjetas de encabezado | 5 | Información crítica (costo, vigencia, requisitos principales). |
| Tarjetas de subencabezado | 4 | Detalles secundarios (oficinas, plazos, normativa). |
Optimización de búsqueda
Define qué palabras clave o campos van a ayudar a que el ciudadano encuentre este trámite en el catálogo general. Esto mejora la experiencia de navegación.
ℹ️ No sobrecargues la ficha con información redundante. El objetivo es que el ciudadano entienda en 30 segundos si este trámite es lo que necesita.
2. Formulario
El formulario es el punto de entrada donde el ciudadano carga sus datos. La clave está en elegir la estructura adecuada según la complejidad del trámite.
Tres estructuras
| Estructura | Cuándo usarla |
|---|---|
| Simple | Una sola página sin divisiones. Ideal para trámites ultrarrápidos (ej. solicitud de constancia). |
| Dividido por secciones | Agrupa preguntas por temas en una misma página (ej. “Datos personales”, “Datos del inmueble”, “Documentación”). Mejora la organización visual sin cambiar de pantalla. |
| Dividido por pasos | Divide el formulario en múltiples pantallas. Habilita lógica condicional: el formulario se adapta según las respuestas. Permite flujos ramificados. |
ℹ️ La estructura Dividido por pasos es la recomendada para formularios complejos y extensos. Ver Estructura de formularios.
Tipos de preguntas disponibles
- Texto corto (nombre, DNI, email).
- Párrafo (descripciones extensas).
- Opciones múltiples / listas desplegables.
- Casillas de verificación.
- Fechas y horarios.
- Carga de archivos (PDF, imágenes, planos).
- Direcciones con geolocalización.
- Grupo de preguntas.
Ver el detalle completo en Tipos de preguntas.
Configuraciones avanzadas
| Configuración | Qué permite |
|---|---|
| Autocompletado | Toma datos del perfil del ciudadano (nombre, email) para ahorrarle tiempo. |
| Validaciones | Fuerza formatos específicos (ej. email válido, DNI de 8 dígitos). |
| Visibilidad en el documento | Marca qué campos van a aparecer en el certificado final. |
| Obligatoriedad | Define qué es realmente crítico (sin exagerar). |
ℹ️ Usa las “pistas siempre visibles” para guiar al ciudadano. No asumas que sabe qué formato esperas. Por ejemplo: “Ingresa tu DNI sin puntos ni espacios (ej. 12345678)”.
3. Etapas
Una vez que el ciudadano envía el formulario, comienza el trabajo del organismo. Acá es donde diseñas el camino operativo del trámite.
Etapas disponibles
| Etapa | Para qué | Manual |
|---|---|---|
| Revisión | Primera validación de documentación. Configura plazos y prevenciones. | Revisión |
| Pagos | Conceptos de tasas (montos fijos o variables) y pasarelas de pago. | Pagos |
| Citas (condicional) | Turnos presenciales vinculados al flujo digital. | Citas |
| Inspectores (condicional) | Inspecciones de campo (ambientales, de obra, sanitarias). | Inspectores |
| Subetapas | Procesos que requieren intervención de múltiples áreas en secuencia o paralelo. | Subetapas |
| Emisión de documento | Última etapa: emite el documento final y, si corresponde, el certificado blockchain. | Emisión |
ℹ️ Citas e Inspectores son condicionales: solo aparecen en el constructor cuando los interruptores “Módulo citas” / “Módulo inspectores” del trámite están activados.
💡 Distinción de verbos: en la etapa Emisión el operador aprueba (cierre final del trámite, dispara documento de salida + certificado blockchain si corresponde); en las etapas previas (Revisión, Pagos, Citas, Inspectores, Subetapas) el operador acepta la etapa para avanzar al siguiente paso del flujo.
ℹ️ Las etapas tienen que reflejar la realidad operativa de tu organismo. No las diseñes “idealizadas”: usa los tiempos reales que maneja cada área para evitar cuellos de botella.
4. Documento de salida
Es el certificado, constancia, licencia o permiso que el ciudadano descarga al finalizar el trámite. Tiene que ser claro, profesional y seguro.
Cómo se construye
La primera vez que entras al editor, la plataforma pide elegir entre Versión 1 (secciones predefinidas) o Versión 2 (configurador libre, eliges cuántas secciones desees). Una vez dentro, el editor tiene dos pestañas:
| Pestaña | Qué contiene |
|---|---|
| ESTRUCTURA | Elementos visuales arrastrables: Columnas (1 / 2 / 3) y Estilos (Titular, Texto, Separador de secciones, Línea de división, Imagen, Salto de página). |
| CATÁLOGO | Variables del trámite arrastrables, agrupadas en 5 acordeones: Guía - Catálogo del trámite (Folio de la solicitud), Perfil ciudadano (CUIL, Nombre, Fecha de nacimiento, etc.), Formulario ciudadano (respuestas del trámite), Campo abierto (Dictámenes, Observaciones de emisión) y Firmas (Fecha de certificación). |
ℹ️ Reglas básicas del editor: primero armas el layout con Columnas, después insertas elementos visuales (Titular, Texto, Imagen) y por último arrastras las variables del CATÁLOGO al lugar donde tienen que aparecer en el documento generado.
Seguridad y validación
- Certificado blockchain: cuando la etapa Emisión tiene tipo “Certificado” seleccionado en el campo “Elija lo que se va a emitir”, el sistema genera además un certificado blockchain inmutable y verificable matemáticamente al aprobar la etapa.
- Folio de la solicitud: identificador único del expediente que aparece como variable arrastrable desde el CATÁLOGO.
ℹ️ Haz siempre una prueba completa del trámite (de punta a punta) usando Whitelist para verificar que todos los datos dinámicos se completen correctamente. Ver también Fechas de expiración para configurar vigencias.
5. Configuración general
Centro de control donde defines aspectos transversales del trámite.
| Categoría | Qué define |
|---|---|
| Visibilidad | Público (aparece en el catálogo general) o Interno (solo visible para empleados del organismo). |
| Identificadores (Prefolio y Folio) | Fórmulas personalizadas combinando hasta 5 campos (ej. [AÑO]-[SIGLA_ÁREA]-[N° CONSECUTIVO]-[MES]). |
| Vigencia del documento | Tipo Licencia (período fijo) o Tipo Permiso (depende de fechas declaradas por el ciudadano). |
| Asignación por dependencia | Filtra el trámite para que solo lo vean operadores de la secretaría o dirección correspondiente. |
Ver Configuración general del trámite para el detalle completo.
Tips para quien arma trámites
ℹ️ Quién arma los trámites: funcionarios con rol superadministrador. En conversaciones internas Sovra a veces se les llama informalmente “modeladores”, pero el rol oficial en la plataforma es superadministrador.
- ✅ Planifica en papel primero. Dibuja el flujo completo, las ramificaciones y las etapas antes de tocar la plataforma. Esto te ahorra retrabajos.
- ✅ Piensa en dos audiencias: ciudadano y operador. El formulario tiene que ser fácil para quien lo completa, pero también útil para quien lo revisa.
- ✅ No abuses de los campos obligatorios. Hacer todo obligatorio puede desmotivar. Define bien qué es realmente crítico.
- ✅ Nombra las etapas con claridad. Usa nombres consistentes que cualquier operador entienda sin necesidad de capacitación extra.
- ✅ Define tiempos realistas. No pongas plazos de 24 horas si sabes que el área tarda 3 días. Mejor ser realista que generar falsas expectativas.
- ✅ Prueba, prueba, prueba. Haz un trámite de prueba completo con Whitelist antes de publicarlo. Verifica notificaciones, prevenciones y el PDF final.
Errores comunes a evitar
| Error | Consecuencia |
|---|---|
| No configurar los Destacados de la ficha. | El trámite se ve confuso y poco profesional. |
| Formularios interminables. | El ciudadano abandona antes de terminar. |
| Olvidar marcar qué campos van al documento final. | El certificado sale incompleto. |
| Tiempos de vida irreales en las etapas. | Cuellos de botella operativos. |
| No probar el documento antes de publicar. | Aparecen errores en producción que afectan a ciudadanos reales. |
Ver también
Componentes (las 5 piezas de un trámite):
- Configuración ficha del trámite — vidriera pública.
- Formulario — cuestionario.
- Etapas — pasos operativos.
- Documento de salida — archivo final.
- Configuración general del trámite — reglas globales.
Relacionados:
- Clonar trámite — partir de un trámite existente.
- Borradores — editar trámites publicados sin afectar al ciudadano.
- Whitelist — probar antes de publicar.