Contexto: Herramienta de productividad que replica íntegramente la configuración de un trámite existente para crear uno nuevo. Útil cuando muchos trámites comparten estructura (formularios, etapas, documento de salida) y se quiere evitar configurar desde cero.
Audiencia: funcionarios con rol superadministrador o administrador (los únicos que clonan trámites).
Cuándo aplicar: al cargar trámites con estructuras similares a uno ya existente bien configurado. Es una alternativa a configurar un trámite desde cero — se inicia desde un trámite nuevo (botón “Nuevo” del listado) y desde ahí se elige el trámite base a replicar.
Clonar trámite
Introducción
La funcionalidad de clonar trámite es una herramienta de productividad que permite replicar íntegramente la configuración de un trámite existente para crear uno nuevo.
Su utilidad principal está en la eficiencia operativa: cuando una organización tiene que cargar múltiples trámites que comparten estructuras similares (campos de formulario, etapas de revisión o formatos de documentos), la clonación elimina la necesidad de empezar desde cero.
Roles involucrados
- Superadministrador / Administrador: rol que interactúa con la funcionalidad de clonación. Tiene acceso a la Ventanilla Digital y es responsable de elegir el trámite base y realizar los ajustes necesarios en la copia.
¿Qué se replica al clonar?
La clonación copia los componentes estructurales del trámite base:
| Componente | Qué se copia |
|---|---|
| Estructura del formulario | Todos los campos, validaciones y tipos de datos cargados manualmente en el trámite original. |
| Etapas | La secuencia lógica de pasos, tiempos de vida y operadores asignados a cada fase del proceso. |
| Documento de salida | El formato, diseño y campos que se incluyen en el certificado o resolución final que recibe el ciudadano. |
La Descripción del trámite también se copia tal cual.
Qué NO se replica
Para que cada trámite conserve su propia identidad, la clonación deja pendientes o vacíos estos elementos en el trámite nuevo:
| Elemento | Estado en el clon |
|---|---|
| Nombre de la ficha | Queda vacío. Es obligatorio escribir un nombre nuevo antes de poder guardar. |
| Configuración general | Sí se replica, con dependencia, folio, prefolio, aviso de privacidad, vigencias y demás. Aparece con cruz roja solo porque falta el nombre, del cual se deriva la dirección de la ficha: al escribirlo, la cruz pasa a check sin que toques ningún otro campo. Lo único que el clon no hereda es el estado de publicación y las opciones de prueba, que arrancan apagadas. |
| Interruptores de publicación | “Publicar trámite”, “Aceptar solicitudes ciudadanas” y “Aceptar solicitudes de prueba” quedan apagados. El clon nace desactivado para que lo revises antes de abrirlo al público. |
| Lista de usuarios de prueba y folio de prueba | La lista blanca de testers y el campo del folio de prueba quedan vacíos. Se configuran de nuevo si vas a probar el clon con la Whitelist. |
Cómo clonar un trámite
1. Iniciar un trámite nuevo
- Desde la barra lateral izquierda, abre “Ventanilla Digital” y selecciona “Listado de trámites”.
- En la esquina superior derecha del listado, haz clic en el botón “Nuevo”.
- Se abre la pantalla “Nueva ficha” con el panel “Trámite sin publicar” a la izquierda y los botones de acción a la derecha.
2. Abrir la ventana de clonación
En el panel derecho, debajo del botón “Guardar cambios” (deshabilitado mientras la ficha está vacía) y arriba de “Vista previa”, haz clic en “Clonar trámite”. Se abre la ventana “Clonar trámite”.
3. Elegir el trámite base
La ventana muestra:
- Texto guía: “Busca y elige el trámite que deseas clonar”.
- Buscador con botón “Buscar” para filtrar por nombre.
- Lista de trámites con un botón de opción al lado de cada uno y la descripción debajo del nombre, para identificar cada trámite sin abrirlo.
- Botones al pie: “Cerrar” (gris) y “Clonar” (gris cardinal hasta que selecciones un trámite).
Selecciona el trámite que va a servir como base y haz clic en “Clonar”.
4. Renombrar y revisar el clon
Tras la clonación, el sistema replica todo el contenido del trámite original con estas particularidades:
- El breadcrumb cambia a “Nueva ficha - [Nombre del trámite original]”.
- El campo “Nombre de la ficha” queda vacío — es obligatorio definir un nombre nuevo antes de guardar.
- La Descripción se copia tal cual.
- En la columna izquierda, las secciones Formulario, Etapas y Documento de salida aparecen copiadas del original. Su ícono no indica si se copiaron sino si su configuración pasa la validación: una copia correcta puede mostrar cruz roja si el original ya la tenía.
- La sección Configuración general aparece con cruz roja únicamente porque el nombre está vacío. Se resuelve escribiendo el nombre.
ℹ️ Si el trámite base no está “Disponible en línea”, esas tres secciones no se muestran: vas a ver solo Configuración general.
- Los interruptores Publicar trámite, Aceptar solicitudes ciudadanas y Aceptar solicitudes de prueba quedan en OFF en el clon — se activan recién cuando el trámite esté listo.
Define el “Nombre de la ficha”, revisa que los campos replicados sean correctos, ajusta lo que necesite el nuevo trámite (especialmente la Configuración general) y haz clic en “Guardar cambios”.
Tips y recomendaciones
Antes de clonar
- Identifica el “trámite maestro”: elige como base aquel trámite que esté mejor configurado y que haya pasado por una etapa de validación exitosa.
Después de clonar
- No asumas que la copia es 100% idéntica en necesidades; revisa siempre todos los ítems.
Errores comunes y cómo evitarlos
| Error | Causa probable | Solución |
|---|---|---|
| Ignorar la revisión del documento de salida. | El certificado replicado podría contener menciones legales o nombres del trámite anterior. | Entra al configurador del documento de salida y actualiza los textos fijos que sean específicos del nuevo trámite. Ver Documento de salida. |
| No actualizar la configuración general. | Algunos parámetros como visibilidad o avisos por correo pueden variar. | Revisa la pestaña de configuración general antes de publicar el trámite clonado. Ver Configuración general del trámite. |
Glosario técnico
- Ventanilla Digital: módulo central de la plataforma donde se gestionan los servicios cara al ciudadano.
- Ficha del trámite: perfil o “contenedor” que aloja toda la información, configuración y lógica de un servicio específico. Ver Configuración ficha del trámite.
- Documento de salida: archivo final (PDF, certificado, permiso) que la plataforma genera automáticamente al finalizar el trámite. Ver Documento de salida.
- Configuración general: conjunto de reglas globales de un trámite, como permisos de visibilidad y notificaciones automáticas. Ver Configuración general del trámite.
Preguntas frecuentes y casos recurrentes
Dudas y situaciones que aparecen seguido al clonar un trámite, con qué está pasando y qué hacer en cada caso.
“Cloné un trámite pero el botón para guardar sigue apagado y no me deja continuar.” Escribir el nombre no alcanza, y de hecho es lo que apaga el botón: cada tecla que escribes invalida la verificación anterior.
Después de escribir el nombre, pulsa el enlace “Verificar nombre” que aparece debajo del campo y espera el chip “Disponible”. Recién ahí se habilita “Guardar cambios”. Si el chip dice “No está disponible”, ese nombre ya lo usa otro trámite: elige uno distinto y vuelve a verificar.
“Terminé de clonar y el trámite nuevo no les aparece a los ciudadanos.” La copia nace desactivada, por diseño, para que la revises antes de abrirla al público. Los interruptores “Publicar trámite”, “Aceptar solicitudes ciudadanas” y “Aceptar solicitudes de prueba” quedan apagados en el clon. Actívalos cuando el trámite esté listo.
“La copia quedó con una cruz roja en Configuración general, ¿está incompleta?” No significa que la clonación haya fallado, ni que la configuración no se haya copiado: se copió entera. La cruz roja está ahí porque el clon todavía no tiene nombre, y de ese nombre depende la dirección de la ficha. Escribe el nombre y verifícalo: la cruz pasa a check sola.
Aun así conviene abrir la Configuración general antes de publicar, porque los valores heredados —la dependencia, la estructura del folio— son los del trámite original y quizá no correspondan al nuevo.
“¿Si edito el trámite clonado se modifica también el trámite original?” No. Clonar crea un trámite nuevo e independiente; el trámite base queda intacto. Puedes ajustar la copia con tranquilidad sin afectar al original.
“¿Dónde está la opción para clonar? No la encuentro en el listado.” La clonación no se hace sobre un trámite del listado. Primero inicia un trámite nuevo: en el “Listado de trámites” haz clic en “Nuevo” y, en la ficha vacía, haz clic en “Clonar trámite” para elegir el trámite base.
“Cloné el trámite pero la descripción quedó igual a la del original.” Es esperado: la Descripción se copia tal cual para ahorrarte tiempo. Si el trámite nuevo necesita otra, edítala antes de guardar.
Ver también
Después de clonar:
- Configuración ficha del trámite — editar la ficha del clon.
- Documento de salida — actualizar textos legales del clon.
- Configuración general del trámite — revisar reglas globales del clon.
Relacionados:
- Whitelist — probar el trámite clonado antes de publicarlo.
- Borradores — alternativa: editar sin afectar el trámite original.