Contexto: Funcionalidad del módulo de trámites que permite limitar la cantidad de solicitudes aprobadas por trámite. Se configura desde la sección de configuración general del trámite y se monitorea desde la bandeja de operación. Soporta tres modos de operación y reinicio automático por periodo.

Audiencia: funcionarios con rol superadministrador, administrador o editor (configuran los cupos); operadores (monitorean y gestionan desde la bandeja).

Cuándo aplicar: cuando un trámite tiene capacidad limitada — becas, licencias, inscripciones a cursos, citas por periodo — y se necesita controlar cuántas solicitudes se aprueban.

Cupos

Introducción

Los cupos permiten establecer un límite máximo de solicitudes aprobadas por trámite. Una vez habilitados, la plataforma controla automáticamente cuántas aprobaciones se permiten y qué sucede cuando se agotan, según el modo que configures.

Hay tres modos de operación:

Modo	Qué pasa al agotarse los cupos
Corte duro	Bloquea nuevas aprobaciones. Opcionalmente cierra la recepción y rechaza solicitudes pendientes.
Lista de espera	Las solicitudes aprobadas sin cupo entran a una cola. Cuando se libera un cupo, la siguiente en la cola se promueve automáticamente.
Sobre-demanda	Se siguen aprobando solicitudes, pero la plataforma distingue cuáles tienen cupo asignado y cuáles no.

Roles involucrados

Rol	Interacción con la funcionalidad
Superadministrador / Administrador / Editor	Configura los cupos del trámite: modo, cantidad máxima, temporalidad y opciones automáticas.
Operador	Monitorea cupos consumidos desde la bandeja, reinicia el contador, descarga el listado de aprobados y verifica la integridad del contador.
Ciudadano	No interactúa directamente. Si el modo es corte duro y los cupos se agotan, ve el trámite cerrado a nuevas solicitudes.

Cómo acceder

Los cupos tienen dos puntos de entrada según lo que necesites hacer:

Para configurarlos: ve al listado de trámites y selecciona el trámite que quieras editar. En la sección “Configuración general” (al final de la pantalla) está el interruptor “Habilitar cupos”.
Para monitorearlos: abre un trámite con cupos habilitados desde la bandeja de entrada. La sección “Cupos consumidos” aparece debajo de la configuración, con una barra de progreso que muestra cuántos cupos se han utilizado del total.

Configuración de cupos

1. Habilitar cupos

Activa el interruptor “Habilitar cupos”. Al hacerlo aparecen las opciones de configuración.

2. Seleccionar el modo de cupos

En la lista desplegable “Modo de cupos”, selecciona uno de los tres modos. Cada opción muestra una descripción breve debajo del nombre:

“Corte duro” — Al agotarse los cupos se cierra la recepción de solicitudes.
“Lista de espera” — Las solicitudes aprobadas sin cupo entran a una cola de espera.
“Sobre-demanda” — Se aprueban todas las solicitudes, los cupos controlan la asignación.

3. Definir el número máximo de cupos

En el campo “Número máximo de cupos”, escribe la cantidad máxima de solicitudes que se pueden aprobar con cupo. El valor debe ser mayor a 0.

4. Configurar la temporalidad

Selecciona cómo se comporta el contador en el tiempo:

Opción	Comportamiento
“Fijo”	El contador acumula desde que se habilita hasta que se reinicia manualmente.
“Periódico”	El contador se reinicia automáticamente al cumplirse el periodo configurado.

Si seleccionas “Periódico”, aparece una lista desplegable adicional con tres opciones:

Periodo	Reinicio automático
“Mensual”	El primer día de cada mes.
“Trimestral”	Cada 3 meses a partir de la fecha de inicio.
“Personalizado”	En una ventana específica de fechas.

Para cualquier periodo, selecciona la “Fecha de inicio” con el selector de fecha. Si el periodo es “Personalizado”, también aparece el campo “Fecha de fin”.

5. Opciones automáticas (solo corte duro)

Cuando el modo seleccionado es “Corte duro”, aparecen dos casillas adicionales:

Casilla	Qué hace
“Cerrar recepción automáticamente al llenarse”	Al consumir todos los cupos, la plataforma desactiva automáticamente la recepción de nuevas solicitudes para este trámite.
“Rechazar solicitudes pendientes al llenarse”	Al consumir todos los cupos, las solicitudes que estén en estado “En proceso” se rechazan automáticamente.

⚠️ Importante: La opción de rechazar solicitudes pendientes es irreversible. Una vez rechazadas, las solicitudes no se pueden recuperar. Habilita esta opción solo si estás seguro de que no se procesarán más solicitudes una vez llenos los cupos.

Monitoreo y operación

Cuando los cupos están habilitados, el operador ve una sección “Cupos consumidos” con una barra de progreso y tres botones de acción.

Barra de progreso

Muestra “X / Y” donde X son los cupos consumidos y Y el máximo configurado. El color cambia según el nivel de ocupación:

Nivel	Color	Rango
Normal	Azul	Menos del 80%
Alerta	Amarillo	80% a 99%
Lleno	Rojo	100%

Reiniciar contador

Haz clic en “Reiniciar contador”. Aparece una ventana de confirmación que muestra cuántos cupos hay consumidos y el máximo configurado.

Al confirmar, el contador vuelve a 0. Las solicitudes previamente aprobadas conservan su estado — el reinicio solo afecta el contador, no las aprobaciones existentes.

💡 Tip: El reinicio manual es útil para trámites con temporalidad fija. En trámites periódicos, el reinicio ocurre automáticamente al cumplirse el periodo.

Descargar aprobados

Haz clic en “Descargar aprobados” para obtener un archivo CSV con las solicitudes aprobadas que tienen cupo asignado. El archivo incluye:

Columna	Contenido
Folio	Identificador de la solicitud
Nombre	Nombre del ciudadano
Email	Correo electrónico del ciudadano
Cupo #	Número de cupo asignado (posición secuencial)
Fecha de aprobación	Fecha en que se aprobó la solicitud
Periodo inicio	Inicio del periodo (si aplica)
Periodo fin	Fin del periodo (si aplica)

Verificar contador

Haz clic en “Verificar contador” para comprobar que el contador está sincronizado con las aprobaciones reales. La plataforma cuenta las solicitudes efectivamente aprobadas con cupo y compara con el valor del contador.

Si coinciden, aparece un mensaje de confirmación en verde.
Si hay discrepancia, aparece una alerta en amarillo mostrando el valor del contador y el conteo real. La plataforma corrige el contador automáticamente.

💡 Tip: Usa esta opción si sospechas que el contador no refleja la realidad — por ejemplo, después de una intervención manual en la base de datos.

Comportamiento por modo

Corte duro

Cuando un operador aprueba una solicitud y los cupos están agotados:

La aprobación se bloquea.
La solicitud regresa a estado “En proceso”.
El operador ve el mensaje “No se puede aprobar: cupos agotados”.

Si las opciones automáticas están habilitadas, además se ejecutan al momento de agotarse:

Se cierra la recepción de nuevas solicitudes.
Se rechazan automáticamente las solicitudes pendientes.

Lista de espera

Cuando un operador aprueba una solicitud y los cupos están agotados:

La solicitud se aprueba pero entra a la lista de espera con un número de posición.
Cuando un cupo se libera (por ejemplo, si se revoca una aprobación anterior), la primera solicitud en la lista de espera se promueve automáticamente y recibe el cupo.

Sobre-demanda

Cuando un operador aprueba una solicitud y los cupos están agotados:

La solicitud se aprueba normalmente.
La diferencia es que la solicitud queda marcada como aprobada sin cupo asignado.
Al descargar el listado de aprobados, solo aparecen las solicitudes con cupo asignado, lo que permite distinguir entre quienes tienen cupo y quienes no.

Liberación de cupos

Cuando una solicitud que tenía cupo asignado cambia de estado (deja de estar aprobada), el cupo se libera automáticamente:

El contador disminuye en 1.
En modo lista de espera, la primera persona en la cola recibe el cupo liberado.
En trámites periódicos, solo se libera el cupo si la solicitud pertenece al periodo activo.
El ciudadano queda habilitado para volver a inscribirse mediante aprobación automática — la plataforma elimina internamente el registro de unicidad al liberar el cupo.

Reinicio periódico automático

Para trámites con temporalidad periódica, un proceso automático revisa diariamente si el periodo actual terminó:

Mensual: reinicia el 1.º de cada mes.
Trimestral: reinicia cada 3 meses desde la fecha de inicio configurada.
Personalizado: abre la recepción al llegar la fecha de inicio y la cierra al llegar la fecha de fin.

Al reiniciarse un periodo, el contador vuelve a 0 y se establece la nueva ventana de periodo. Las solicitudes del periodo anterior conservan su cupo asignado.

Tips y recomendaciones

Antes de configurar

Define primero cuántos cupos necesitas y si el límite es absoluto (corte duro) o flexible (sobre-demanda).
Si el trámite tiene periodos naturales (mensual, trimestral), usa temporalidad periódica para evitar reiniciar manualmente.
Si no estás seguro de la demanda, empieza con sobre-demanda: permite aprobar todo y después analiza el reporte para decidir si necesitas corte duro.

Durante la operación

Revisa la barra de progreso regularmente. Cuando llegue al 80% (amarillo), prepárate para gestionar las últimas solicitudes.
Si necesitas recalibrar el número de cupos, modifica “Número máximo de cupos” desde la configuración general. El contador existente no se reinicia.
Usa “Verificar contador” si notas algo extraño — el proceso es no destructivo y corrige discrepancias automáticamente.

Después del periodo

Descarga el CSV de aprobados antes de reiniciar el contador manualmente. En reinicio periódico automático esto no es necesario (el historial se conserva y se puede filtrar por periodo).

Errores comunes y cómo evitarlos

Error	Consecuencia	Solución
Habilitar “Rechazar solicitudes pendientes” sin intención	Se rechazan todas las solicitudes en proceso al llenarse los cupos, sin posibilidad de recuperarlas.	Activa esta opción solo si estás seguro. Revisa las solicitudes pendientes antes de aprobar la última que llena los cupos.
Configurar temporalidad periódica sin fecha de inicio	El reinicio automático no se ejecuta correctamente.	Siempre selecciona una fecha de inicio al configurar periodos.
Aprobar desde la bandeja sin revisar los cupos	En corte duro, la solicitud rebota a “En proceso” y el operador no entiende por qué.	Revisa la barra de “Cupos consumidos” antes de aprobar cuando el trámite tenga cupos habilitados.
Reiniciar el contador manualmente en un trámite periódico	Se pierde la sincronización del periodo — el reinicio automático puede volver a ejecutarse.	Deja que el reinicio automático se encargue. Solo reinicia manualmente si es estrictamente necesario.
(histórico — resuelto jul 2026) Revocar un cupo sin que el ciudadano pudiera volver a inscribirse	El ciudadano quedaba bloqueado aunque el cupo estuviera disponible; una segunda aprobación automática podía emitir un cupo doble.	Resuelto en plataforma. Si se detecta una solicitud antigua atascada, contacta a soporte para limpiar el registro de unicidad manualmente.
(histórico — resuelto jul 2026) Solicitud duplicada quedando en “En proceso” indefinidamente	El ciudadano enviaba una segunda solicitud antes de resolverse la primera y no recibía respuesta.	Resuelto en plataforma. Las solicitudes duplicadas se rechazan ahora de forma automática e inmediata.

Preguntas frecuentes y casos recurrentes

Estas son las dudas y situaciones que aparecen con más frecuencia al trabajar con cupos, con una explicación de qué está pasando y qué hacer en cada caso.

“El número de cupos consumidos no coincide con las solicitudes que aprobé”

Puede pasar que el contador muestre un número distinto al de aprobaciones reales, por ejemplo después de un ajuste manual sobre los datos. Usa el botón “Verificar contador”: la plataforma vuelve a contar las solicitudes aprobadas con cupo y, si encuentra una diferencia, corrige el contador automáticamente. Es una acción segura que no modifica ninguna aprobación.

“¿Si reinicio el contador se borran las solicitudes ya aprobadas?”

No. Al usar “Reiniciar contador” solo el contador vuelve a 0; las solicitudes que ya estaban aprobadas conservan su estado. El reinicio libera el conteo para un nuevo ciclo, no elimina el trabajo anterior. Si necesitas guardar el detalle del ciclo que cierra, descarga antes el listado con “Descargar aprobados”.

“Descargué el listado de aprobados y no aparecen todas las solicitudes que aprobé”

Es el comportamiento esperado cuando el trámite está en modo “Sobre-demanda”. En ese modo se aprueban todas las solicitudes, pero el listado descargable incluye solo las que tienen cupo asignado. Así puedes distinguir quiénes quedaron dentro del cupo y quiénes fueron aprobados por encima de él. Si esperabas ver todas, revisa el modo configurado en la configuración general del trámite.

“El trámite dejó de recibir solicitudes sin que yo cerrara la recepción”

Si el trámite usa el modo “Corte duro” con la casilla “Cerrar recepción automáticamente al llenarse” activada, la plataforma cierra la recepción sola en cuanto se consumen todos los cupos. No es una falla: es la opción que quedó configurada. Si no querías ese comportamiento, revisa esa casilla en la configuración general del trámite. Para ampliar la capacidad disponible, aumenta el “Número máximo de cupos” desde esa misma configuración.

“Cambié el número máximo de cupos pero el contador no volvió a empezar”

También es esperado. Modificar el “Número máximo de cupos” solo mueve el límite hacia arriba o hacia abajo; no reinicia el conteo de lo ya consumido. Si además necesitas que el conteo vuelva a 0, usa “Reiniciar contador” por separado.

“Configuré lista de espera pero las solicitudes de la cola no avanzan”

En el modo “Lista de espera”, una solicitud de la cola avanza únicamente cuando se libera un cupo; por ejemplo, cuando se revoca una aprobación anterior o un ciudadano desiste de su solicitud. Si no se libera ningún cupo, la cola se queda quieta: es lo esperado, no un bloqueo. En cuanto se libere uno, la primera solicitud de la cola recibe el cupo de forma automática.

“Se revocó una aprobación (o un ciudadano desistió) y el cupo no volvió a estar disponible”

Cuando una solicitud que tenía cupo deja de estar aprobada, el cupo se libera solo y el contador baja en 1. Hay una excepción en trámites con periodos: el cupo se libera únicamente si la solicitud pertenece al periodo que está activo en ese momento. Si la solicitud era de un periodo anterior ya cerrado, el contador del periodo actual no cambia.

Además, al liberarse el cupo el ciudadano queda habilitado para volver a inscribirse si el trámite usa aprobación automática — no es necesaria ninguna intervención manual.

“Un ciudadano envió una nueva solicitud después de que le revocaron el cupo, y sigue apareciendo como ‘En proceso’ sin avanzar”

Esto ocurría en versiones anteriores de la plataforma: cuando el ciudadano enviaba una segunda solicitud antes de que se liberara el registro interno de unicidad, la solicitud quedaba atascada en “En proceso” sin recibir respuesta. Desde la versión actual ese caso se resuelve automáticamente: la plataforma rechaza la solicitud duplicada de forma inmediata con el motivo “duplicado”, en lugar de dejarla en limbo. Si encuentras solicitudes antiguas atascadas en “En proceso” por este motivo, contacta a soporte para resolverlas manualmente.

Ver también

Antes de configurar:

Configuración general del trámite — las reglas globales donde se habilitan los cupos.

Durante la operación:

Gestión de un trámite — operar solicitudes desde la bandeja de entrada.
Validación — revisar y aprobar solicitudes.

Relacionados:

Desistir solicitud — cuando un ciudadano retracta su solicitud, se libera el cupo asignado.