Contexto: Permite automatizar la fecha de vencimiento del documento de salida (certificado, permiso, habilitación). Soporta dos lógicas: Permiso (la fecha depende del formulario que completa el ciudadano) y Licencia (período fijo preestablecido por la institución, contado desde la emisión).
Audiencia: funcionarios con rol superadministrador o administrador que arman el documento de salida.
Cuándo aplicar: al configurar el documento de salida de un trámite que emite un archivo con vigencia (la mayoría de certificados, permisos y licencias).
Fechas de expiración
Introducción
En la gestión pública y administrativa, muy pocos documentos son eternos. La mayoría tiene una vigencia o fecha de caducidad. Esta funcionalidad permite automatizar cuándo vence un documento emitido por la plataforma (certificados, permisos, habilitaciones).
¿Para qué sirve?
La plataforma ofrece dos lógicas distintas para manejar el tiempo, dependiendo de la naturaleza del trámite:
| Lógica | Cómo se calcula la vigencia | Cuándo usarla |
|---|---|---|
| Permiso | La fecha depende de lo que el ciudadano declara en el formulario (ej. fecha de fin de evento). | Permisos de ocupación de vía pública, eventos temporales, obras con fecha de fin específica. |
| Licencia | Período fijo preestablecido por la institución, sumado a la fecha de emisión. | Habilitaciones, licencias y certificados con vigencia normada (ej. 6 meses, 1 año). |
Dominar esta configuración es vital para evitar emitir documentos con vigencias erróneas y para automatizar el control de renovaciones.
Roles involucrados
- Superadministrador / Administrador: decide qué lógica usar (Permiso vs. Licencia) y realiza la configuración.
- Ciudadano:
- En Permisos: actor activo. Propone la fecha de fin desde el formulario.
- En Licencias: actor pasivo. Solo recibe la vigencia estipulada por la norma.
ℹ️ Sobre el operador: este módulo se configura únicamente desde roles superadministrador o administrador. Durante la validación del trámite, sin embargo, un funcionario con rol operador puede editar las fechas que el ciudadano cargó en el formulario — y eso impacta indirectamente en la vigencia bajo lógica Permiso. Esa edición se documenta en Validación.
Configuración
Lógica “Permiso”
⚠️ Prerrequisito: para usar esta opción es obligatorio que el formulario del trámite contenga al menos un campo de tipo Fecha. Ver Tipos de preguntas.
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Ingresa al editor del trámite deseado.
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En la barra lateral izquierda, haz clic en “Configuración general”.
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Desplázate hasta el final de las opciones. Vas a encontrar el interruptor “Este trámite es tipo permiso”.
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Al activarlo, el sistema despliega automáticamente una lista con todos los campos de tipo Fecha que existen en el formulario.
ℹ️ En este modo, la vigencia depende completamente de los datos ingresados por el ciudadano al llenar el formulario. Si un operador edita esos datos durante la revisión, la fecha de expiración se actualiza acorde a la nueva edición.
Lógica “Licencia”
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Dentro del trámite seleccionado, haz clic en “Configuración general”.
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En la parte derecha de la pantalla (o al final, dependiendo de la resolución), busca la sección “Expiración del certificado”.
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Enciende el botón para activar la funcionalidad.
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Aparecen dos campos para definir la regla de tiempo:
Campo Qué configura Cantidad Un número (ej. 1, 6, 30). Unidad de tiempo Días, meses o años. 
ℹ️ Esta opción NO depende de ningún dato ingresado por el ciudadano. La fecha se calcula automáticamente sumando el tiempo configurado a la fecha de creación del certificado.
Visualización en el documento de salida
Para que la fecha de vencimiento aparezca impresa en el PDF o visible al escanear el QR del documento final, hay que hacer un paso extra (especialmente importante para licencias):
- Ve a la configuración del “Documento de salida”.
- Busca la opción para mostrar la fecha de expiración/vigencia.
- Actívala para asegurar que sea visible en el certificado final.
Tips y recomendaciones
Antes de configurar
- Analiza la normativa: ¿la ley dice “1 año desde la emisión” o “hasta que termine el evento”? Esto define si usas Licencia o Permiso.
- Diseña bien el formulario: si vas a usar lógica Permiso, asegúrate de crear un campo de fecha con una etiqueta clara, como “Fecha de finalización de actividad”.
Durante la configuración
- Verifica las unidades: en el modo Licencia, ten cuidado al elegir entre Meses y Años. Un error común es poner “12 años” queriendo decir “12 meses”.
- Habilita la visualización: no olvides el paso del documento de salida. Un certificado con vencimiento pero sin fecha impresa genera confusión en los inspectores.
Después de configurar
- Haz una prueba: inicia un trámite usando Whitelist y complétalo hasta la emisión del certificado para verificar que la fecha de vencimiento es la esperada.
Errores comunes y cómo evitarlos
| Error | Causa probable | Solución |
|---|---|---|
| No puedo activar “Este trámite es tipo permiso”. | El formulario no tiene campos de fecha. | Ve al editor del formulario y agrega un componente de tipo Fecha. Ver Tipos de preguntas. |
| La fecha de vencimiento sale errónea en el permiso. | El ciudadano eligió mal la fecha o el operador no la corrigió. | Instruye a los operadores para revisar minuciosamente las fechas declaradas antes de aprobar. |
| El certificado no muestra cuándo vence. | Se configuró la regla pero no la visualización. | Activar la opción de visibilidad dentro de la sección Documento de salida. |
| La licencia vence el día equivocado. | Error de cálculo en la unidad de tiempo. | Revisa si configuraste días hábiles o corridos (si aplica) o si la unidad de tiempo (mes/año) es la correcta. |
Glosario técnico
- Vigencia: período de tiempo durante el cual un documento es válido y tiene efectos legales.
- Configuración general: sección del panel de administración donde se definen las reglas de negocio globales del trámite (nombre, tipo, visibilidad, expiración). Ver Configuración general del trámite.
- Documento de salida: archivo final (generalmente PDF) o registro digital (QR) que obtiene el ciudadano al finalizar su trámite. Ver Documento de salida.
- Campo tipo fecha: componente del formulario digital que permite al ciudadano seleccionar día, mes y año de un calendario interactivo. Ver Tipos de preguntas.
- Operador: funcionario con permisos para revisar, aprobar, rechazar o editar la información enviada por los ciudadanos.
Ver también
Antes de configurar la vigencia:
- Tipos de preguntas — agrega un campo de fecha al formulario si vas a usar lógica Permiso.
- Configuración general del trámite — define el tipo de trámite (permiso vs licencia).
Después de configurar:
- Emisión — el documento con vigencia se genera en esta etapa.
Relacionados:
- Whitelist — probar el cálculo de vigencia antes de publicar.
- Validación — los operadores pueden editar fechas durante validación bajo lógica Permiso.