Contexto: Última etapa del flujo del trámite. Genera y entrega el documento oficial al ciudadano (autorización, permiso, resolución, certificación o certificado blockchain). En el constructor de etapas la tarjeta aparece como “Emisión de documento”. La configura un funcionario con rol superadministrador o administrador; la gestiona un funcionario con rol operador.

Audiencia: funcionarios (superadministradores, administradores, operadores) que arman trámites o gestionan emisiones.

Cuándo aplicar: al definir la etapa final de un trámite que termina con un documento oficial. La etapa puede configurarse desde cero al armar un trámite nuevo o sumarse a un trámite ya cargado.

Emisión

Introducción

La etapa de emisión representa el proceso de generar y entregar un documento oficial al ciudadano: autorizaciones, permisos, resoluciones, certificaciones o certificados blockchain. Es la última etapa que se incorpora en el flujo de un trámite.

En este tipo de etapa podrás añadir a los responsables de dar el último visto bueno de la solicitud, así como configurar de ser necesario la emisión del certificado blockchain.

Su propósito es la revisión y aprobación final de los requisitos para asegurar que el documento emitido cumpla con toda la normativa institucional.

💡 Distinción clave del verbo de cierre: en Emisión, el operador aprueba la etapa (cierre final del trámite); en las etapas previas (Revisión, Pagos, Citas, Inspectores, Subetapas) el operador acepta la etapa para avanzar a la siguiente. La distinción importa porque la aprobación de Emisión dispara la generación del documento de salida (y, si corresponde, del certificado blockchain).

Roles involucrados

Rol	Responsabilidad
Administrador	Configura los parámetros, tiempos de vida y botones activos de la etapa.
Operador	Gestiona la solicitud, agrega observaciones y realiza la conclusión (firma) de la etapa.
Superadministrador	Asegura que los operadores estén correctamente asignados al módulo de trámites para que puedan ser elegidos en la configuración.
Ciudadano	Recibe el documento final (certificado/permiso).

Configuración

1. Acceso inicial

Ingresa a la pantalla inicial del trámite.
Selecciona la opción número dos: “Etapas”. Esta sección solo es visible si la opción “Disponible en línea” está activa.
En el visor izquierdo, ubica la tarjeta “Emisión de documento” y arrástrala hacia el flujo del trámite a la derecha.

2. Configurar parámetros básicos

Una vez desplegada la tarjeta, configura los siguientes campos:

Campo	Qué configura
Nombre de la etapa	Nombre claro, visible para todos los agentes.
Tiempo de vida	Duración máxima de esta etapa, expresada en días.
Selecciona el tipo de días	Define si el plazo se cuenta en Día(s) hábil(es) o Día(s) natural(es).
Descripción de la etapa	Detalles específicos que complementan el nombre y guían al operador.

3. Definir qué se va a emitir

El campo “Elija lo que se va a emitir” es obligatorio. Abre la lista y selecciona uno o más tipos del catálogo disponible (ej. Certificado).

ℹ️ Si el campo no aparece, no es un error de configuración de la etapa. La sección entera solo se muestra cuando la instancia tiene un catálogo de emisión cargado. En instancias sin credenciales verificables ese catálogo está vacío y el campo no se dibuja: la etapa se configura igual, sin él.

Junto a este campo aparece el interruptor “Emisión automática” con el siguiente comportamiento (según tooltip de la plataforma):

Si está habilitado, esta etapa se aprobará automáticamente sin necesidad de que un operador la valide manualmente. Si el tipo de emisión incluye “Certificado”, se generará el certificado blockchain automáticamente.

⚠️ Cuando “Emisión automática” está activada, no es necesario asignar involucrados con tipo de conclusión, porque el cierre del trámite no requiere intervención manual. Activarla en trámites de bajo riesgo o con validación previa exhaustiva.

4. Activar funcionalidades complementarias

Tres interruptores ajustan la experiencia operativa:

Interruptor	Qué hace
Notificar al usuario de la conclusión de la etapa	Envía un correo electrónico al ciudadano informando que la etapa concluyó.
Adjuntos en documentos de salida	Permite que se suban archivos adicionales que acompañan al documento final en la ficha de salida.
Permitir al operador agregar observaciones	Activa un recuadro para que el operador escriba comentarios que pueden integrarse al documento final.

Asignar involucrados

Define quién tiene permiso para aprobar esta etapa.

La sección “Involucrados” del panel muestra el listado de personas asignadas. Si todavía no agregaste a nadie, aparece “Sin personas añadidas”.

Haz clic en el botón “Asignar involucrados”. Se abre la ventana de asignación.
En la ventana, abre la lista desplegable “Elige a un involucrado” y selecciona al operador. Después haz clic en “Añadir involucrado” para sumarlo a la tabla.

⚠️ Para que un usuario aparezca en la lista, tiene que estar previamente asignado al módulo de trámites. Ver Módulo de usuarios.

La tabla de la ventana lista los involucrados ya añadidos con las columnas Nombre del involucrado, Email, Tipo de conclusión y Acciones (para quitar). Por cada involucrado, abre el desplegable “Elige una forma de concluir” y selecciona el tipo:

Tipo de conclusión	Qué requiere
Conclusión sencilla	El operador solo confirma la aprobación de la etapa.
Con firma simple	El operador debe ingresar su contraseña de la plataforma para aprobar.

Nota: algunas instancias de la plataforma pueden tener habilitada adicionalmente la opción Firma electrónica (firma con certificado digital de valor legal). Si tu instancia no la muestra en el selector, no aplica para tu configuración.

Haz clic en “Guardar” para confirmar las asignaciones, o “Cerrar” para salir sin cambios.

Vista del operador

Si se activa la opción “Permitir observaciones”, el operador ve un botón especial en la solicitud. Al pulsarlo, se despliegan dos pestañas:

Pestaña	Qué permite
Agregar comentario	Espacio para redactar la observación técnica. Solo se permite agregar una observación por operador; una vez guardada, no se pueden agregar más.
Ver comentarios	Visualizar lo escrito por otros colegas y editar el comentario propio. Solo el autor de la observación puede editarla.

ℹ️ El control que las publica se llama “Mostrar observaciones en el documento final”, y está en la configuración de la etapa, debajo de “Permitir al operador agregar observaciones”. La plataforma lo explica así: “Al habilitarlo, las observaciones serán mostradas en el documento final del ciudadano”.

⚠️ Son dos interruptores distintos y conviene no confundirlos. El primero habilita que el operador escriba observaciones; el segundo decide si el ciudadano las lee. Con el primero encendido y el segundo apagado, las observaciones existen pero quedan internas. Antes de encender el segundo, ten presente que lo que se escriba ahí lo va a leer el ciudadano en su documento.

🔄 Si el certificado no se puede visualizar o sale con error, puedes hacer clic en “Volver a generar” y se vuelve a generar (copia exacta del original).

Tips y recomendaciones

Antes de configurar

Asegúrate de que el tiempo de vida asignado sea realista y considere los procesos de revisión interna para no generar alertas de retraso innecesarias.

Durante la operación

Si es un trámite de alta seguridad (como permisos de construcción), usa “Con firma simple” sobre “Conclusión sencilla” para garantizar la identidad del operador al aprobar.
No mezcles “Emisión automática” con trámites de alto riesgo. Si el trámite necesita validación humana antes de generar el documento o el certificado blockchain, deja la emisión automática desactivada y asigna operadores con tipo de conclusión.

Después de la emisión

Verifica en el configurador de documento de salida que el campo “Observaciones de emisión” esté correctamente vinculado si quieres que el ciudadano las vea.

Errores comunes y cómo evitarlos

Error	Causa probable	Solución
Operador no aparece en la lista de involucrados.	El usuario no está asignado al módulo de trámites.	Asignar el usuario al módulo en Módulo de usuarios.
No puedo guardar la etapa, falta “Elija lo que se va a emitir”.	Es campo obligatorio.	Abre el desplegable y selecciona al menos un tipo (ej. Certificado) antes de guardar.
El certificado blockchain no se generó al aprobar.	El tipo de emisión seleccionado no incluye “Certificado”, o “Emisión automática” está desactivada y el operador todavía no aprobó manualmente.	Verifica que el tipo de emisión incluya “Certificado” y que la etapa esté efectivamente aprobada.
La etapa se cerró sin operador.	“Emisión automática” estaba activada.	Si el trámite requiere validación humana, desactiva el interruptor y asigna involucrados con tipo de conclusión.
Confundir “Con firma simple” con firma electrónica.	Conceptos similares pero distintos.	Con firma simple es validación interna con contraseña de la plataforma. Firma electrónica (cuando está disponible) es certificado digital con valor legal.

Glosario técnico

Aprobar (etapa Emisión): verbo de cierre final del trámite. Dispara la generación del documento de salida y, si el tipo de emisión incluye Certificado, del certificado blockchain. Distinto al verbo “Aceptar etapa” usado en las etapas previas (Revisión, Pagos, Citas, Inspectores, Subetapas) para avanzar al siguiente paso del flujo.
Certificado blockchain: documento oficial generado y registrado en blockchain, garantizando trazabilidad e inmutabilidad. Se genera automáticamente cuando el tipo de emisión incluye “Certificado” y la etapa se aprueba (manualmente o vía Emisión automática).
Días hábiles: días laborables, excluyendo fines de semana y feriados según el calendario configurado.
Emisión automática: modo de cierre de etapa donde la plataforma aprueba la etapa sin intervención manual de un operador. Si el tipo de emisión incluye Certificado, también dispara la generación automática del certificado blockchain.
Ficha de salida: espacio donde se consolidan todos los documentos finales y adjuntos que el ciudadano puede descargar al finalizar el trámite. Ver Documento de salida.
Involucrado: funcionario con rol operador o administrador asignado específicamente para ejecutar acciones dentro de una etapa.
Template de salida: diseño predefinido del documento oficial donde se mapean los datos del formulario y observaciones de la etapa.

Preguntas frecuentes y casos recurrentes

Estas son las dudas y los problemas que más se repiten al aprobar la etapa y emitir el documento final, tomados de casos reales reportados por funcionarios.

Preguntas frecuentes

“Hago clic en ‘Aprobar’ y la pantalla se queda cargando y no termina nunca.”

Al aprobar, la plataforma genera el documento de salida y, si corresponde, el certificado blockchain; ese proceso puede tardar unos segundos. Es una falla conocida ya corregida: hoy, si la aprobación no puede completarse, aparece un mensaje de error claro en lugar de una carga sin fin. Qué hacer: revisa tu conexión a internet y vuelve a intentar. Si un folio puntual sigue sin aprobarse, suele deberse a datos incompletos en esa solicitud; reporta ese folio a soporte para que lo revisen.

“Al aprobar me aparece ‘Falta cargar documento’, pero el documento ya está.”

En los trámites configurados para adjuntar el documento resolutivo en esta etapa, la plataforma no te deja aprobar hasta que subas al menos un documento, y te pide confirmar cuál vas a usar. Qué hacer: sube el documento en la pestaña “Documentos de salida” y vuelve a aprobar. Si el documento ya figura ahí (por ejemplo, uno que se generó de forma automática) y aun así aparece el mensaje, es una falla conocida ya corregida; si persiste, reporta a soporte con el folio.

“El certificado salió con error, en blanco o con hojas de más, o no lo puedo ver.”

Qué hacer: usa el botón “Volver a generar” de la etapa. Genera una copia exacta del original y suele resolver los errores de visualización. Si vuelve a salir mal, casi siempre es la configuración del documento de salida (por ejemplo, una plantilla mal armada o un campo mal vinculado); revisa esa configuración o reporta a soporte con el folio.

“Cambié el tiempo de vida (plazo) de la etapa, pero las solicitudes que ya estaban en curso siguen con el plazo anterior.”

Es el comportamiento esperado, no una falla. El plazo de la etapa queda fijado en el momento en que se crea cada solicitud. Al cambiarlo, el nuevo plazo solo se aplica a las solicitudes creadas después del cambio; las que ya estaban en curso conservan el plazo con el que se generaron.

“Antes de aprobar, ¿qué conviene revisar para que el documento salga bien?”

Abre la pestaña “Documentos de salida” y verifica que el documento correcto esté ahí. Cuando la plataforma te muestre la confirmación con el nombre del documento, revisa que sea el que corresponde antes de continuar. Recuerda que aprobar cierra el trámite y dispara la emisión: conviene revisar primero, porque después ya no es un simple avance de etapa.

Casos recurrentes

Qué pasa	Qué hacer
La aprobación del trámite se queda cargando y no finaliza.	Falla conocida ya corregida: hoy aparece un mensaje de error si la aprobación no puede completarse. Revisa la conexión y reintenta; si un folio puntual sigue trabado, suelen faltar datos en esa solicitud, así que reporta el folio a soporte.
El certificado o el documento sale con error, en blanco o con páginas de más.	Usa “Volver a generar” para obtener una copia nueva. Si persiste, revisa la configuración del documento de salida o reporta a soporte con el folio.
No puedo aprobar: aparece un aviso de que el ciudadano no tiene conectada su billetera digital. La plataforma muestra el mensaje “No es posible que se pueda aprobar esta solicitud, debido a que se emite un certificado blockchain y el usuario no tiene conectada la wallet”.	En los trámites que emiten certificado blockchain no puedes aprobar hasta que el ciudadano haya conectado su billetera digital (wallet). Esto depende del ciudadano, no de la plataforma: pídele que conecte su billetera y vuelve a intentar. No es una falla que soporte pueda resolver.
El documento no muestra un dato (por ejemplo, la fecha de emisión) o el certificado no se puede verificar.	Casi siempre es cómo está configurado el documento de salida: se vinculó un campo equivocado; revisa esa configuración. Cuando el dato depende de un servicio externo (un sistema del gobierno o la billetera digital del ciudadano), la falla es de ese servicio, no de la plataforma: se resuelve con el proveedor de ese servicio y no corresponde reportarla a soporte como error de la plataforma.

Ver también

Antes de la emisión:

Revisión / Pagos / Citas / Inspectores / Subetapas — etapas que preceden la emisión según el flujo.
Módulo de usuarios — los operadores que firman tienen que estar dados de alta.

Después de la emisión:

Documento de salida — el archivo entregado al ciudadano.
Fechas de expiración — vigencia que arranca tras la emisión.

Relacionados:

Whitelist — probar la emisión antes de lanzar.