Contexto: Primer paso operativo del flujo del trámite. El funcionario examina los datos y documentos enviados por el ciudadano antes de avanzar a etapas más técnicas. Configura prevenciones (devoluciones al ciudadano para corregir) con plazos y límites.
Audiencia: funcionarios (superadministradores, administradores, operadores) que revisan solicitudes ciudadanas.
Cuándo aplicar: primera etapa de cualquier trámite que requiere revisión humana antes de continuar. La etapa puede configurarse desde cero al armar un trámite nuevo o sumarse a un trámite ya cargado.
Revisión
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Introducción
La etapa de revisión es, por definición, el primer paso operativo por el que pasa una solicitud una vez que el ciudadano completa el formulario de inicio.
Su función principal es permitir a los funcionarios (típicamente con rol operador) examinar la documentación adjunta y los datos ingresados por el ciudadano para validar su corrección antes de que el trámite avance hacia áreas más técnicas o resolutivas.
En este tipo de etapa podrás configurar revisiones para que uno o más responsables realicen el análisis pertinente de la misma antes de que el trámite avance.
¿Por qué es fundamental esta etapa?
Configurar correctamente esta etapa garantiza cinco pilares del trámite:
| Pilar | Qué asegura |
|---|---|
| Exactitud y completitud | Verificar que toda la información y los documentos proporcionados sean correctos y completos. |
| Cumplimiento normativo | Asegurar que el trámite cumple con todas las normativas y requisitos legales. |
| Control de calidad | Identificar y corregir errores o inconsistencias antes de que el trámite avance. |
| Transparencia y comunicación | Mantener al solicitante informado y permitir un seguimiento claro del progreso. |
| Seguridad | Implementar diferentes niveles de firma para asegurar que solo las personas autorizadas puedan aprobar la etapa. |
Configuración
Antes de configurar, ubica dónde se gestionan las etapas dentro de la plataforma. La sección de etapas aparece habilitada cuando se enciende la opción “Disponible en línea”.
1. Acceder a la configuración de etapas
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Ve al “Listado de trámites” en la barra lateral izquierda.
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Ubica el trámite y haz clic en el ícono de lápiz (Editar) en la columna de acciones.
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En la pantalla inicial del trámite, busca la sección “Etapas” (marcada usualmente con el número 2) en la columna lateral izquierda.
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Arrastra la tarjeta “Revisión” desde la columna izquierda hacia el área de trabajo a la derecha.
2. Configurar parámetros básicos
Una vez seleccionada la etapa, se despliega un panel de configuración con los siguientes campos:
| Campo | Qué configura |
|---|---|
| Nombre de la etapa | Nombre claro (ej. “Revisión de documentación”). Visible para los distintos agentes que intervienen. |
| Tiempo de vida | Cuánto dura la etapa, expresado en días. Configura un tiempo realista que considere la carga de trabajo de los operadores. |
| Selecciona el tipo de días | Define si el plazo se cuenta en Día(s) hábil(es) o Día(s) natural(es). |
| Descripción | Detalles específicos sobre qué se debe revisar en esta instancia. |
| Notificar al usuario de la conclusión de la etapa | Si se activa, el ciudadano recibe un correo automático cuando el operador apruebe o cierre la etapa. |
| Adjuntos en documentos de salida | Permite que los documentos subidos en esta etapa se agreguen al documento final. |
3. Configurar la prevención
La prevención permite devolver el trámite al ciudadano para que corrija errores subsanables sin tener que rechazarlo.
Activa la opción “Hay prevención” para habilitar los campos de configuración. Si la dejas desactivada, esta etapa no contemplará prevenciones.
| Variable | Qué controla |
|---|---|
| Hay prevención | Habilita el mecanismo de prevención en esta etapa. Cuando está desactivada, los campos siguientes no aparecen. |
| Número máximo de prevenciones | Cantidad de veces que se puede devolver el trámite al ciudadano (recomendado hasta 10). |
| Tiempo que dura la prevención | Plazo, expresado en horas, que tiene el ciudadano para responder. |
| Rechazar automáticamente si la prevención no es contestada | Si está activo y el ciudadano no responde a tiempo, el trámite se rechaza automáticamente sin importar cuántas prevenciones queden. Si está desactivado, el funcionario debe rechazar manualmente cuando expira el plazo o se agotan las oportunidades. |
Si “Hay prevención” está activa con valores en cero: la plataforma muestra el mensaje “Este campo es requerido” en rojo y no permite guardar. Carga al menos un número de prevenciones y un tiempo de duración antes de continuar.
Ver Prevención para entender el ciclo completo desde la perspectiva operativa.
4. Asignar involucrados
Define quién tiene permiso para gestionar esta etapa.
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Haz clic en el botón “Asignar involucrados”. Se abre la ventana de asignación.
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En la ventana, abre la lista desplegable “Elige a un involucrado” y selecciona al operador. Después haz clic en “Añadir involucrado” para sumarlo a la tabla.
⚠️ Para que un usuario aparezca acá, tiene que estar previamente asignado al módulo de trámites. Ver Módulo de usuarios.
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La tabla de la ventana lista los involucrados ya añadidos con las columnas Nombre del involucrado, Email, Tipo de conclusión y Acciones (para editar o quitar). Define el tipo de conclusión por cada involucrado:
Tipo de conclusión Qué requiere Conclusión sencilla El operador solo confirma la conclusión de la etapa. Con firma simple El operador debe ingresar su contraseña de la plataforma para concluir. 
Nota: algunas instancias de la plataforma pueden tener habilitada adicionalmente la opción Firma electrónica (firma con certificado digital). Si tu instancia no la muestra en el selector, no aplica para tu configuración.
Tips y recomendaciones
- Antes de configurar: define claramente el flujo de trabajo en papel. ¿Quién revisa qué? ¿Cuántos días necesitan realmente?
- Sobre la prevención: usa la prevención para errores subsanables (documentos ilegibles, datos mal tipeados). No la uses si el trámite es improcedente de raíz; en ese caso corresponde un rechazo.
- Múltiples operadores: puedes asignar varios operadores a una misma etapa. Es útil para evitar cuellos de botella; cualquiera de los asignados puede tomar el trámite.
Errores comunes y cómo evitarlos
| Error | Consecuencia | Solución |
|---|---|---|
| No encontrar al operador en la lista. | No se puede asignar responsable a la etapa. | Verifica que el usuario esté asignado al módulo de trámites en la configuración general de usuarios. |
| Confundir días vs. horas. | El plazo expira demasiado rápido o dura demasiado. | El “Tiempo de vida” se mide en días (hábiles o naturales según se elija); el “Tiempo que dura la prevención” se mide en horas. |
| Rechazo automático involuntario. | El trámite se cancela sin intervención humana. | Revisa la opción “Rechazar automáticamente si la prevención no es contestada” en la configuración de prevención. Si prefieres dar flexibilidad, déjala desactivada. |
| Activar “Hay prevención” sin cargar valores. | La plataforma muestra “Este campo es requerido” en rojo y no deja guardar. | Carga el número máximo de prevenciones y el tiempo que dura la prevención, o desactiva “Hay prevención” si no aplica. |
| Olvidar la sección 1 (formulario). | El flujo queda incompleto. | La etapa de revisión se configura después del formulario. Asegúrate de que la sección 1 esté completa antes de avanzar. |
Glosario técnico
- Prevención: mecanismo administrativo que permite devolver el trámite al solicitante para que corrija errores o adjunte faltantes sin cancelar la solicitud. Ver Prevención.
- Involucrado: funcionario u operador con permisos explícitos para ver y gestionar una etapa específica.
- Días naturales vs. hábiles: naturales cuenta fines de semana y feriados (calendario corrido). Hábiles solo cuenta días laborables configurados en el sistema.
- Con firma simple: método de validación donde el operador confirma su identidad ingresando su contraseña de acceso a la plataforma.
Ver también
Antes de configurar revisión:
- Formulario — los campos del formulario son los que el operador valida.
- Módulo de usuarios — los operadores tienen que estar dados de alta.
Después de revisión:
- Pagos / Citas / Inspectores / Subetapas — etapas siguientes según el flujo.
- Emisión — última etapa.
Relacionados:
- Prevención — el ciclo operativo de la prevención.
- Validación — cómo opera el operador desde la bandeja.
- Whitelist — probar la revisión antes de publicar.