Contexto: Etapa que centraliza la reserva, gestión y seguimiento de turnos presenciales vinculados a un trámite digital. Permite que el ciudadano obtenga un turno en una oficina configurada en el módulo de citas. Requiere que el módulo de citas esté activo en el trámite.

Audiencia: funcionarios (superadministradores y administradores que configuran; operadores que gestionan turnos).

Cuándo aplicar: al armar trámites que requieren atención presencial (renovaciones, entregas, validaciones físicas). La etapa puede configurarse desde cero al armar un trámite nuevo o sumarse a un trámite ya cargado.

Citas

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Introducción

La etapa de citas centraliza la reserva, gestión y seguimiento de turnos presenciales vinculados a un trámite digital. Coordina la atención presencial desde el flujo digital: controla la disponibilidad de oficinas y escritorios, registra reprogramaciones, ausencias y resultados documentales, y agrega trazabilidad al expediente.

En esta etapa podrás configurar la información necesaria para que el ciudadano pueda acudir a una cita presencial en una de tus oficinas. Se pueden configurar las oficinas donde se atiende este trámite y la duración de la cita.

¿Para qué sirve?

Coordinar la atención presencial desde el flujo digital.
Controlar la disponibilidad de oficinas y escritorios.
Registrar reprogramaciones, ausencias y resultados documentales.
Generar trazabilidad y adjuntar evidencias (informes, fotos) al documento final del trámite.

Roles involucrados

Superadministrador: controla acceso, estructura y publicación.
Administrador: configura la etapa.
Operador: gestiona casos particulares.

Configuración

La etapa de citas permite que un ciudadano obtenga un turno presencial para continuar con su trámite en una oficina. Para usarla correctamente, primero hay que habilitar el módulo de citas desde la pantalla inicial del trámite.

⚠️ Las oficinas, escritorios, operadores y horarios se configuran desde el Módulo de citas, no desde el trámite. Conviene configurar ese módulo antes de crear trámites que incluyan etapas de cita.

1. Activar el módulo de citas en el trámite

En la pantalla principal de configuración del trámite, ve a la columna izquierda.
Debajo de “Disponible en línea”, activa el botón que habilita el módulo de citas.

Una vez activado, en la sección “Etapas” aparece la tarjeta “Citas” dentro de los tipos de etapa.

2. Agregar la etapa al flujo

Ingresa a “Etapas”.
Arrastra la tarjeta “Citas” desde la columna izquierda hacia la derecha.

3. Configurar parámetros básicos

Una vez desplegada la tarjeta, completa los siguientes campos del panel principal:

Campo	Qué configura
Nombre de la etapa	Visible para operadores y otros agentes.
Tiempo de vida	Duración máxima de la etapa, expresada en días.
Selecciona el tipo de días	Define si el plazo se cuenta en Día(s) hábil(es) o Día(s) natural(es).
Descripción de la etapa	Detalla el propósito de la etapa.
Notificar al usuario de la conclusión de la etapa	Si se activa, el ciudadano recibe un correo automático cuando la etapa concluye.
Adjuntos en documentos de salida	Permite incluir adjuntos en la ficha final del trámite.
Tiempo de atención de la cita	Duración estimada del turno, en minutos (ej. 45).

Panel de configuración de la etapa Citas

4. Definir cómo se agenda y se cancela la cita

Debajo del tiempo de atención aparecen los controles que regulan el ciclo de vida de la cita:

Campo	Qué configura
Formas de agendar cita *	Casillas múltiples — Ciudadano y/o Operador. Es obligatorio marcar al menos una.
Marcar cita como no requerida	Si se activa, el flujo no exige al ciudadano agendar; se puede cerrar la etapa sin turno.
Permitir reagendar cita	Si se activa, aparece el campo “Cuantas veces se puede reagendar” para definir el límite.
Permitir agendar nuevamente si faltan a la cita	Si se activa, aparece un campo numérico para definir cuántas veces se puede volver a agendar después de un faltazo o cancelación.
Cancelar cita cuando pase la fecha de la cita y no fue atendida	Si se activa, aparece el campo “Tiempo de espera para cancelar cita (1 - 48 hrs)” *.
Rechazar automáticamente el trámite si se alcanza el máximo de citas canceladas	Cierra el trámite cuando se supera el límite definido en los campos anteriores.

⚠️ Si no marcas ninguna casilla en “Formas de agendar cita”, la plataforma muestra “Debe seleccionar al menos una opción” en rojo y no deja guardar la etapa.

5. Seleccionar el directorio de oficinas

La sección “Directorio de oficinas disponibles para realizar el trámite” * lista las oficinas habilitadas para esta cita. Si todavía no hay ninguna, aparece “Aún no hay oficinas registradas”.

Haz clic en el botón “Seleccionar oficina”. Se abre la ventana “Lista de oficinas”.
La ventana incluye un selector “Dependencia” (filtra por unidad organizacional) y un buscador “Buscar por nombre” con ícono de lupa y un ícono de goma para limpiar filtros.
Cada oficina aparece como una tarjeta con:
- Nombre de la oficina.
- Dependencia: unidad organizacional a la que pertenece.
- Dirección: dirección física configurada.
- Estatus: Disponible (en verde) o Cerrado (en gris).
Haz clic en una tarjeta para seleccionarla; queda resaltada con borde celeste.
Confirma con “Guardar” o sale con “Cancelar”.

ℹ️ Las oficinas, escritorios, operadores, horarios y dependencias se administran desde el Módulo de citas. Si no aparecen oficinas en la ventana, verifica que estén creadas y publicadas en ese módulo.

💡 La etapa Citas no asigna involucrados desde el panel de la etapa. A diferencia de Revisión, Pagos o Emisión, acá no hay sección “Funcionario(s) asignado(s)” ni botón “Asignar involucrados”. Los operadores que atienden las citas se gestionan desde el Módulo de citas según las oficinas y escritorios configurados.

Tips y recomendaciones

Antes de configurar

Valida en discovery si el trámite realmente requiere atención presencial.
Configura oficinas, escritorios y operadores en el Módulo de citas.
Documenta el objetivo y los límites (reagendamientos, faltas, tiempos).

Durante la configuración

Nombra las etapas con claridad y consistencia (ej. “Área — Acción”).
Mantén tiempos de atención realistas.
Prueba con casos extremos (reagendamientos, faltas, cancelaciones) usando Whitelist.

Después de publicar

Mide métricas: tasa de no-show, promedio de reagendamientos, tiempo medio de atención.
Ajusta las reglas según el comportamiento real.
Capacita operadores con un quick-guide de 1 página y checklist.

Errores comunes y cómo evitarlos

Error	Causa probable	Solución
No aparecen oficinas en la ventana “Lista de oficinas”.	No hay oficinas creadas en el módulo de citas, o el filtro “Dependencia” está restringiendo la búsqueda.	Crear oficinas/escritorios en Módulo de citas; limpiar filtros con el ícono de goma y volver a buscar.
No deja guardar la etapa: “Debe seleccionar al menos una opción”.	No se marcó ninguna casilla en “Formas de agendar cita”.	Marcar al menos una de las casillas (Ciudadano y/o Operador).
La cita no permite ser reagendada.	Interruptor “Permitir reagendar cita” desactivado o el campo “Cuantas veces se puede reagendar” está en 0.	Activar el interruptor y cargar un valor mayor a 0.
Buscar dónde asignar a los operadores dentro de la etapa.	La etapa Citas no tiene sección “Funcionario(s) asignado(s)”.	Los operadores se asignan desde el Módulo de citas según oficinas y escritorios, no desde el panel de la etapa.
Operadores no ven turnos en su bandeja.	Operador no asignado a escritorio/oficina o permisos insuficientes.	Revisar asignación en módulo de citas y permisos de rol.
Archivos no aparecen en el documento de salida.	Interruptor “Adjuntos en documentos de salida” desactivado.	Activar antes de publicar.
El ciudadano recibe demasiadas notificaciones.	Notificaciones configuradas por múltiples etapas.	Consolidar notificaciones (ej. enviar solo confirmación final o recordatorio clave).
Trámite rechazado por ausencias inesperadas.	Interruptor “Rechazar automáticamente el trámite si se alcanza el máximo de citas canceladas” activo con umbral bajo.	Revisar umbral y política de trato para reagendamientos en casos justificables.

Ver también

Antes de configurar citas:

Configuración del módulo de citas — oficinas, escritorios y operadores tienen que estar configurados.

Después de la cita:

Revisión / Pagos / Inspectores / Subetapas — etapas anteriores o siguientes según el flujo.
Emisión — última etapa.

Relacionados:

Whitelist — probar la cita antes de publicar.
Bandeja de entrada módulo de citas — gestión operativa de la cita.