Contexto: Proceso por el cual un funcionario toma responsabilidad sobre un trámite recibido. Permite autoasignación (operadores que toman trabajo libre) y asignación forzada (administradores que delegan a operadores específicos). Sin asignación, los trámites quedan en el limbo.

Audiencia: funcionarios (operadores que se autoasignan; administradores/superadministradores que asignan a otros).

Cuándo aplicar: al gestionar la bandeja de entrada — para tomar trabajo nuevo o redistribuir carga entre el equipo.

Asignar un trámite

Introducción

La gestión del trámite es el proceso operativo mediante el cual una solicitud ciudadana es recibida, revisada, validada y resuelta por la institución. No basta con recibir la solicitud; un funcionario tiene que tomar responsabilidad sobre ella, verificar que la información sea correcta y avanzar el expediente hacia su aprobación o rechazo.

¿Para qué sirve?

Centralizar el trabajo: todo ocurre dentro de la Bandeja de entrada.
Asignar responsabilidades: evita que los trámites queden en el limbo; alguien tiene que tenerlos asignados para trabajarlos.
Interactuar con el ciudadano: permite validar datos, solicitar correcciones mediante chat y revisar documentos, todo en una misma pantalla.

Roles involucrados

La pantalla de gestión cambia según quién la esté mirando. Es vital entender estas diferencias.

Vista del operador

El operador tiene en su sidebar una sola opción dentro de “Ventanilla Digital”: “Bandeja de entrada” (no ve Constructor de ficha, Listado de trámites ni Configuración). Su trabajo se centra en la ejecución y sus herramientas principales son:

Pestaña “Por asignar”: para tomar trámites disponibles.
Botón “Asignarme”: dentro del detalle del trámite, para tomar propiedad cuando el trámite no tiene operador.
Botón “Ver historial”: outlined en el encabezado del trámite, muestra la trazabilidad de eventos.
Herramientas de validación: casillas de Sí/No en el formulario y revisión de documentos. Ver Validación.

Vista del administrador / superadministrador

Estos roles tienen capacidades adicionales en el detalle del trámite:

“Asignar responsable” (administrador y superadministrador) — botón en el encabezado del trámite. Permite asignar un operador específico de la lista de habilitados. Junto al botón aparece un tooltip con el texto: “Esta opción permite asignar un responsable al detalle del trámite. Esta persona será la encargada de revisar la respuesta y validarla, rechazarla o prevenirla, dependiendo del caso.”
“Asignación de etapas” (solo superadministrador) — botón separado, visible únicamente para el rol superadministrador. Permite ver y modificar qué operadores están involucrados en cada etapa del trámite (no solo la actual).

Cómo gestionar una solicitud

El proceso comienza ingresando a la plataforma. Ve a la barra lateral izquierda, menú “Ventanilla Digital” y selecciona “Bandeja de entrada”.

Autoasignación

Si eres operador y necesitas trabajo nuevo, tienes que buscar solicitudes que nadie esté gestionando aún.

Dentro de la bandeja, haz clic en la pestaña “Por asignar”. Acá vas a ver los trámites disponibles.
Ubica la solicitud deseada y haz clic en el ícono de la columna “Acciones”.
Vas a ver la pantalla principal de la solicitud. Busca el botón “Asignarme” (azul, prominente).
Se abre la ventana “Asignar responsable” con el texto: “Este trámite aún no ha sido asignado a un operador. ¿Quieres asignártelo a ti mismo?”. Botones: Cerrar / Aceptar.
Al hacer clic en “Aceptar”, el campo “Operador(es) asignado(s)” del encabezado del trámite cambia de Sin asignar a tu nombre. El botón “Asignarme” queda deshabilitado y se habilitan las acciones de gestión (Aprobar / Aceptar etapa / Agregar observación, según la etapa).

Gestionar un trámite ya asignado

Si ya tomaste el trámite o el sistema te lo asignó automáticamente, sigue estos pasos:

Ve a la pestaña “Abiertos” en tu bandeja de entrada.
Haz clic en el ícono de la columna “Acciones” del trámite correspondiente.

Dentro vas a encontrar las pestañas de la solicitud. El nombre del tab del formulario varía según el trámite: puede aparecer como “Solicitud”, “Datos generales”, “Tipo de Solicitud” o “Formulario [Nombre]” (ej. Formulario Veteranos y Ex…). Cuando el ciudadano completó esa sección, el tab muestra un check verde (✓).

Sección común	Qué haces ahí
Datos del solicitante	Revisas los datos del perfil del ciudadano (CUIL, nombre, apellido, fecha de nacimiento).
Solicitud / Datos generales / Tipo de Solicitud / Formulario [Nombre]	Revisas los datos llenados por el ciudadano. Al final de cada sección, validas. Si está correcto, “Sí”. Si hay un error, “No” y abre cuadro de texto para explicar el motivo. Ver Validación.
Documentos	Visualizas los adjuntos (PDFs, imágenes) para verificarlos.
Mensajes	Chat directo con el ciudadano para aclarar dudas. Ver Mensajes.
Notas / actuaciones	Bitácora interna entre funcionarios. Ver Notas y actuaciones.

Vista de gestión del trámite con sus secciones

En el encabezado del trámite, el botón a usar al cerrar la etapa depende del momento del flujo:

Botón	Cuándo aparece	Qué hace
“Aceptar etapa”	En etapas intermedias (ej. 1 de 2).	Cierra la etapa actual y avanza el trámite a la siguiente.
“Aprobar” (verde)	En la última etapa, típicamente Emisión de Documento (ej. 2 de 2).	Aprueba definitivamente el trámite.
“Rechazar trámite” (rojo)	Disponible siempre.	Cierra el trámite con resultado negativo.
“Guardar”	Disponible siempre arriba a la derecha.	Confirma validaciones parciales (Sí/No) sin cerrar la etapa.

Siempre finaliza haciendo clic en “Guardar” antes de “Aceptar etapa” o “Aprobar”, para asegurar que las validaciones quedaron registradas.

ℹ️ Otros botones en el encabezado: además de los de cierre de etapa, el encabezado puede mostrar “Área de descargas”, “Agregar observación”, “Adjuntar documentos de salida”, “Prevenir al solicitante” (con indicador “Prevenciones disponibles: N”), según el rol y el estado del trámite.

Tips y recomendaciones

Antes de gestionar

Revisa el historial: antes de tomar una decisión, mira los botones “Historial del trámite” e “Historial de asignaciones” para saber qué pasó antes con esa solicitud.
Verifica tu carga de trabajo: recuerda que al hacer clic en “Asignarme”, el trámite pasa a tu lista de pendientes (Abiertos). No te asignes más de lo que puedes procesar en el día.

Durante la gestión

Comunicación primero: si un dato está mal, antes de rechazar el trámite completamente, usa Mensajes para chatear con el ciudadano y pedir aclaraciones.
Validación precisa: cuando marques “No” en una validación, sé muy claro en el comentario. El ciudadano va a leer textualmente lo que escribas allí para corregir su error.

Después de gestionar

Botón Guardar: parece obvio, pero es el paso más olvidado. Cualquier validación (Sí/No) que hagas no se registra si no haces clic en “Guardar” arriba a la derecha.

Errores comunes y cómo evitarlos

Error	Causa probable	Solución
*El operador no encuentra el trámite en Abiertos.*	Probablemente el trámite todavía está en la bolsa general y nadie lo tomó.	Ve a la pestaña “Por asignar” y haz el proceso de autoasignación.
Validar un formulario con errores sin dejar comentarios.	El ciudadano ve que su dato fue rechazado pero no sabe por qué.	Siempre que selecciones “No”, rellena el campo de comentarios que aparece automáticamente.
Administradores asignando a personas no habilitadas.	Solo aparecen en la lista las personas que ya forman parte de la configuración de las etapas del trámite.	No puedes asignar a alguien que no esté configurado previamente. Configura primero las etapas del trámite.

Ventana “Asignar responsable”

El botón “Asignar responsable” abre una ventana con el mismo título y dos estados:

Estado	Texto de la ventana	Comportamiento
Etapa con operador asignado	“Operador asignado a esta etapa: [Nombre]”	Selector “Elige un operador” (precargado con el actual) + botón “Remover operador” (rojo, activo). Botones inferiores: Cerrar / Guardar.
Etapa sin asignar	“Operador asignado a esta etapa: Sin asignar”	Selector “Elige un operador” (vacío). El botón “Remover operador” queda deshabilitado. Botones inferiores: Cerrar / Guardar.

El selector lista solo los operadores habilitados para esa etapa específica del trámite (configurados previamente en el armado del trámite). Después de elegir un operador y hacer clic en “Guardar”, el campo “Operador(es) asignado(s)” del encabezado se actualiza.

Glosario técnico

Autoasignación: acción mediante la cual un operador toma voluntariamente una solicitud de la lista Por asignar para gestionarla.
Bandeja “Por asignar”: espacio donde residen las solicitudes que ingresaron a la plataforma pero que todavía no tienen un operador responsable trabajando en ellas.
Validación de formulario: proceso de marcar “Sí” o “No” en cada campo de datos provisto por el ciudadano. El “No” funciona como una solicitud de corrección. Ver Validación.
Asignar responsable (admin): funcionalidad exclusiva de roles altos para delegar manualmente un trámite a un operador específico.
Asignación de etapas: botón separado de “Asignar responsable” que permite ver y modificar quiénes están involucrados en cada etapa del trámite (no solo la actual). Solo visible para el rol superadministrador.
Aceptar etapa vs Aprobar: dos botones que cierran una etapa. “Aceptar etapa” avanza al siguiente paso (etapas intermedias). “Aprobar” cierra el trámite definitivamente (última etapa, típicamente Emisión de Documento).
Folio / Prefolio: códigos de identificación únicos del expediente visibles en la cabecera de la gestión.

Ver también

Antes de asignar:

Bandeja de entrada — entender la bandeja completa.

Después de asignar:

Validación — primer filtro de control de calidad sobre el trámite.

Relacionados:

Mensajes — comunicación con el ciudadano durante la gestión.
Notas y actuaciones — bitácora interna entre funcionarios.
Prevención — devolver al ciudadano para correcciones.