Contexto: Bitácora interna entre funcionarios que intervienen en un trámite. Permite dejar mensajes, observaciones y archivos para los compañeros que gestionarán etapas posteriores. NO se ve desde el lado del ciudadano — es coordinación interna pura.

Audiencia: funcionarios (cualquier rol con permisos sobre el trámite).

Cuándo aplicar: al necesitar dejar contexto interno, observaciones técnicas o documentos de trabajo para colegas que continuarán con el trámite.

Notas y actuaciones

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Introducción

El apartado de Notas y actuaciones es una herramienta fundamental de comunicación asincrónica dentro de la plataforma de gestión de trámites. Funciona como una bitácora digital o, más específicamente, simula un chat interno entre los operadores que intervienen en un trámite.

Su objetivo principal es permitir que los operadores dejen mensajes, recordatorios, archivos o cualquier información relevante para sí mismos o para los compañeros que gestionarán las siguientes etapas del proceso.

A diferencia de las notificaciones públicas, este apartado asegura que el historial interno, las observaciones técnicas y los documentos de trabajo (borradores, informes internos) queden registrados y accesibles para todos los gestores involucrados, garantizando la trazabilidad de la gestión.

Diferencia clave con Mensajes: Notas y actuaciones es invisible para el ciudadano. Mensajes es el canal directo con el ciudadano. Si el contenido es para coordinar entre funcionarios, va acá.

Roles involucrados

Cualquier funcionario con permisos sobre el trámite (superadministrador, administrador, editor u operador) puede crear y visualizar notas. Al ingresar al apartado, vas a ver:

Elemento de la nota	Qué muestra
Encabezado	Fecha y hora exacta de la creación de la nota.
Autoría	Nombre de la persona (operador) que creó la nota.
Contenido	El título y el texto descriptivo del mensaje.
Adjuntos	Si se subió un archivo, aparece un apartado inferior con el enlace “Ver adjunto”. Al hacer clic, el archivo se abre en una pestaña distinta para su visualización.

Cómo crear una nota

1. Acceder al módulo

Dentro de la pantalla principal de la solicitud del trámite que estás gestionando:

Ve a la sección de validación del formulario.
Haz clic en la pestaña “Notas/actuaciones”.
Si existen notas previas, vas a ver un listado cronológico. Si es la primera vez, aparece el mensaje “No hay notas/actuaciones”.

2. Crear una nueva nota

Haz clic en el botón “Nueva nota/actuación”, ubicado generalmente en el lado derecho de la interfaz.
Se va a desplegar una ventana emergente con tres campos para configurar.

3. Completar los campos

Rellena los campos disponibles en el formulario:

Campo	Tipo	Descripción
Nombre referencial (Título)	Obligatorio	Nombre genérico de la nota (ej. “Pedido especial”, “Revisión de planos aprobada”).
Descripción	Obligatorio	Espacio para redactar el comentario, instrucción u observación necesaria para los demás operadores.
Adjuntar archivo	Opcional	Permite subir documentos de soporte. Formatos permitidos: imágenes, PDF, Word y Excel.

4. Guardar y confirmar

Una vez completados los campos, haz clic en el botón “Guardar”.
El sistema procesa la solicitud y muestra un cartel con el mensaje: “Datos almacenados con éxito”.
Haz clic en “Ok” para finalizar.

Tips y recomendaciones

Antes de crear una nota

Prepara tus archivos: si vas a adjuntar evidencia, asegúrate de tener los archivos en los formatos compatibles (PDF, Word, Excel, imagen) antes de abrir la ventana de nueva actuación.
Sintetiza el título: usa nombres referenciales claros. En lugar de “Nota 1”, usa “Revisión de planos aprobada” para facilitar la lectura rápida en el listado.

Durante la redacción

Sé explícito: recuerda que lo que escribes lo van a ver todas las personas que intervienen en la gestión. Mantén un tono profesional y directo.
Verifica el adjunto: si mencionas un archivo en la descripción (ej. “Hay que enviar el siguiente archivo”), asegúrate de cargarlo en el campo correspondiente antes de guardar.

Después de guardar

Confirmación visual: siempre espera a ver el cartel de “Datos almacenados con éxito” y haz clic en “Ok” para asegurar que la nota se impactó en la base de datos.
Comprobación: puedes hacer clic en “Ver adjunto” en tu propia nota recién creada para verificar que el archivo subido es el correcto y no está dañado.

Errores comunes y cómo evitarlos

Error	Impacto	Solución preventiva
Olvidar el título o la descripción.	El sistema no permite guardar.	Recuerda que los dos primeros campos son obligatorios.
Creer que es un chat en vivo.	Frustración por falta de respuesta inmediata.	Es una herramienta asincrónica. Usala para dejar constancia, no para chats instantáneos urgentes.
Subir archivos no permitidos.	Error en la carga.	Verifica que tu archivo sea PDF, Word, Excel o imagen.
Confundir con Mensajes al ciudadano.	El ciudadano no recibe la info.	Usa este módulo solo para coordinación interna. Para contactar al ciudadano, usa Mensajes.

Glosario técnico

Actuación: en el contexto administrativo, cada una de las diligencias, documentos o notas que se incorporan a un expediente. Acá se usa como sinónimo de nota interna.
Operador: funcionario con permisos de administración o gestión dentro de la plataforma, encargado de validar y procesar los trámites.
Asincrónico: tipo de comunicación donde no se requiere que ambas partes estén conectadas al mismo tiempo (a diferencia de una llamada telefónica).
Trazabilidad: capacidad de reconstruir el historial de un proceso. Las notas y actuaciones garantizan la trazabilidad de las decisiones internas al mostrar quién escribió qué y cuándo.

Ver también

Antes de dejar notas internas:

Asignar un trámite — el trámite tiene que estar asignado.

Relacionados:

Mensajes — alternativa cuando quieres contactar al ciudadano (no a un compañero).
Validación — el flujo de validación que precede.
Prevención — devolver el trámite al ciudadano para corregir.