Contexto: Centro operativo de la plataforma donde llegan, se visualizan y se gestionan todas las solicitudes ciudadanas. Tiene 4 pestañas (Abiertos / Por asignar / Cerrados / Todos) y dos vistas (Mis tareas / Todas las tareas) que cambian según el rol del funcionario.

Audiencia: funcionarios (todos los roles ven la bandeja; el alcance varía por permisos).

Cuándo aplicar: en el día a día, como interfaz principal para gestionar trámites.

Componentes de la Bandeja de entrada

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Introducción

La Bandeja de entrada es el corazón operativo de la plataforma. Es el espacio central donde se reciben, visualizan y gestionan todas las solicitudes de trámites que ingresan a la institución.

¿Para qué sirve?

Su función principal es ordenar el flujo de trabajo. Permite a los operadores saber qué tienen pendiente, a los administradores supervisar la carga de trabajo global y asegura que ninguna solicitud ciudadana quede sin respuesta. Desde acá se toman las acciones críticas: asignar responsables, cambiar estatus y finalizar expedientes.

Para acceder, ve a la barra lateral izquierda, selecciona “Ventanilla Digital” y haz clic en “Bandeja de entrada”.

Roles involucrados

Rol	Capacidad en la Bandeja de entrada
Superadmin / Admin / Editor	Pueden alternar entre Mis tareas y Todas las tareas. Pueden supervisar la carga de trabajo de otros y descargar reportes globales.
Operador	Su visión está enfocada en la eficiencia. Su alcance no es por dependencia sino por participación: ve los trámites en los que está involucrado o asignado, sin importar de qué dependencia sean. Un operador de Tesorería que participa en un trámite de otra área lo ve; y no ve los de Tesorería en los que no participa. No dispone de la vista Todas las tareas.
Ciudadano	El ciudadano no ve esta bandeja, pero los estatus que el funcionario gestiona acá (como En prevención o Pendiente de pago) se reflejan inmediatamente en su perfil personal, indicándole que debe actuar.

Vistas de la bandeja

Dependiendo de tu rol (superadministrador, administrador o editor), en la parte superior izquierda vas a ver un selector con dos opciones que cambia todo el contexto de la bandeja:

Vista	Qué muestra
Mis tareas	Únicamente las solicitudes donde participas directamente (estás asignado o interviniste en alguna etapa).
Todas las tareas	Todas las solicitudes de la plataforma, independientemente de quién sea el responsable. Si perteneces a una dependencia específica, el sistema filtra automáticamente para mostrarte solo lo correspondiente a tu área.

ℹ️ Los operadores no ven este selector: su bandeja muestra siempre los trámites en los que participan o tienen asignados. No es un recorte por dependencia — el recorte por dependencia y subdependencia aplica a administradores, editores y visualizadores.

Pestañas de la Bandeja de entrada

La bandeja organiza las solicitudes en cuatro pestañas, cada una con un contador del total de trámites entre paréntesis (ej. Todos (130), Abiertos (49), Cerrados (81), Por asignar).

Pestaña	Qué contiene
Todos	Vista acumulativa. Cualquier trámite en el que hayas participado, sin importar si sigue abierto o ya finalizó.
Abiertos (vista por defecto)	Tus pendientes. Trámites asignados a ti que requieren atención inmediata.
Cerrados	Archivo histórico de lo finalizado.
Por asignar	“Bolsa de trabajo”. Solicitudes nuevas que todavía no tienen un operador específico, pero que tienes permiso para gestionar. Desde acá puedes tomar un trámite y asignártelo. Ver Asignar un trámite.

Estatus posibles

Cada trámite muestra un estatus en la columna “Estatus”, con un sub-texto que indica la etapa actual (ej. Etapa (1 de 2)) y, si aplica, la leyenda “Etapa atrasada” en rojo cuando el plazo de la etapa expiró.

Estatus	En qué pestaña aparece típicamente
En proceso	Abiertos
En prevención	Abiertos
En preventiva	Abiertos
Generando cobro	Abiertos
Pendiente de pago	Abiertos
Verificando pago	Abiertos
Pendiente de firma	Abiertos
Citado	Abiertos
Aprobado	Cerrados
Rechazado	Cerrados
Rechazado por falta de respuesta	Cerrados
Desistido	Cerrados
Cerrado	Cerrados

⚠️ La pestaña Por asignar se actualiza en tiempo real. Si un trámite desaparece, significa que otro operador ya lo tomó.

Columnas de la tabla

Cada pestaña muestra una tabla con las siguientes columnas:

Columna	Qué muestra
Trámite	Nombre del trámite.
Folio/Prefolio del Expediente	Identificador único del expediente.
Tramitante	Nombre del ciudadano que inició la solicitud.
Fecha de recepción de solicitud	Fecha y hora del ingreso (ej. 31/03/2026 12:49:59).
Estatus	Estado actual + sub-info de etapa.
Operador(es) asignado(s)	Nombre del operador (o “Por asignar” si no hay).
Acciones	Ícono de acción para abrir el trámite.

Al pie de cada tabla hay un selector “Filas por página” con opciones de 10, 25, 50 y 100, un indicador del rango visible (1-10 de 49) y flechas de navegación. Abre en 10.

Herramientas de búsqueda y filtrado

Cuando el volumen de trámites es alto, usar los filtros es obligatorio para encontrar información específica.

Búsqueda rápida

Arriba de las pestañas hay dos botones de opción: “Buscar por folio” y “Buscar por prefolio”. Selecciona uno y escribe el identificador en el campo de búsqueda.

Filtros avanzados (ícono de filtros)

Al hacer clic en el ícono de filtros (al lado del botón de búsqueda) se despliegan cuatro campos:

Campo	Qué permite
Estatus	Selector múltiple con todos los estatus disponibles (ej. En proceso, En prevención, En preventiva, Generando cobro, Pendiente de firma, Pendiente de pago, Verificando pago, Citado, Aprobado, Rechazado, Desistido, Rechazado por falta de respuesta, Cerrado).
Buscar un trámite, servicio, etc.	Filtrar por el nombre específico del servicio.
Rango de fechas	Calendario para definir desde/hasta (ej. del 1 al 31 de mayo).
Buscar por identificador del solicitante	Buscar por correo electrónico del ciudadano o identificador (CUIL/CURP, según país).

Junto a los campos hay un botón “Aplicar filtros” y un ícono de borrador para limpiar los filtros.

Exportación de datos

El ícono de descarga (arriba a la derecha) abre la ventana “Seleccionar filtros para exportar” con tres campos obligatorios (todos marcados con *):

Campo	Detalle
Seleccione las fechas para exportar	Rango de fechas con calendario.
Trámite	Buscador del trámite específico (búsqueda por nombre del servicio).
Estatus	Selector múltiple con los mismos estatus disponibles que los filtros.

Botones: Cancelar / Buscar (este último se activa cuando los tres campos están completos).

La exportación funciona en dos tiempos: primero el botón “Buscar” cuenta cuántas solicitudes coinciden con los filtros; recién cuando hay resultados, el mismo botón cambia a “Descargar” y genera el archivo. El archivo que se descarga es un CSV (compatible con Excel), nombrado con la fecha de la exportación.

⚠️ Límite de 1.000 solicitudes por exportación. La plataforma solo permite descargar el reporte cuando los filtros arrojan 1.000 solicitudes o menos. Si el rango de fechas, el trámite y el estatus seleccionados suman más de 1.000 resultados, la plataforma no genera el archivo y te pide acotar los filtros (por ejemplo, elegir un rango de fechas más corto o un solo estatus). El reporte incluye una columna por cada pregunta del formulario del trámite, además de los datos base del expediente (trámite, folio, solicitante, fecha de creación, fecha de última actualización, estatus y etapa).

Procedimientos

1. Buscar un trámite por folio o prefolio

Arriba de las pestañas, elige entre los dos botones de opción “Buscar por folio” o “Buscar por prefolio” según el identificador que tengas, escribe el número en el campo de búsqueda y confirma. La tabla se filtra para mostrar solo el expediente que coincide.

2. Filtrar la bandeja con filtros avanzados

Haz clic en el ícono de filtros (al lado del botón de búsqueda) para desplegar los cuatro campos (Estatus, Buscar un trámite, Rango de fechas y Buscar por identificador del solicitante). Completa los que necesites y presiona “Aplicar filtros”. Para volver al estado inicial, usa el ícono de borrador que limpia todos los filtros a la vez.

Si no encuentras nada: revisa que no haya quedado un filtro anterior activo (es común olvidar un rango de fechas). Limpia los filtros con el ícono de borrador y vuelve a intentar.

3. Exportar un reporte de trámites

Haz clic en el ícono de descarga (arriba a la derecha) para abrir la ventana “Seleccionar filtros para exportar”. Completa los tres campos obligatorios (fechas, trámite y estatus) y presiona “Buscar”: la plataforma cuenta las solicitudes que coinciden. Si el total es de 1.000 o menos, el botón cambia a “Descargar” y al presionarlo se genera el archivo CSV. Si supera las 1.000, acota los filtros y vuelve a buscar.

Tips y recomendaciones

Antes de empezar el día

Verifica la vista correcta: asegúrate de estar en Mis tareas. A veces los supervisores se quedan en Todas las tareas y les cuesta encontrar sus propios pendientes.

Durante la gestión

Monitorea Por asignar: esta pestaña no tiene paginación y ordena de la solicitud más antigua a la más nueva, no al revés. Es deliberado: la cola se trabaja por antigüedad, y no hay forma de invertir el orden. Lo que tienes arriba es lo que lleva más tiempo esperando.
Limpieza de filtros: si no encuentras nada, usa el ícono junto al botón de aplicar filtros para limpiarlos. Es común olvidar que dejaste un filtro de fecha activo.

Al reportar

El botón de exportación es más potente cuando estás en la vista Todas las tareas. Úsalo para generar reportes mensuales de productividad seleccionando el estatus Aprobado y Rechazado de un mes específico.

Errores comunes y cómo evitarlos

Error	Causa probable	Solución
“¡El trámite desapareció de mi bandeja!”	Probablemente cambiaste el estatus a Aprobado o Rechazado.	Busca en la pestaña Cerrados o en Todos. Una vez finalizado, el trámite sale de Abiertos.
Descargar un reporte y recibir un archivo vacío.	No seleccionaste los criterios obligatorios en la ventana de exportación.	Asegúrate de llenar los tres campos: rango de fechas, trámite y estatus antes de hacer clic en “Buscar”.
*Un trámite está en Por asignar* pero no puedes tomarlo.**	Puede ser que otro operador haya sido más rápido y la lista no se haya refrescado visualmente, o que no tengas permisos para esa etapa específica.	La pestaña Por asignar es dinámica y competitiva en tiempo real. Refresca la vista o consulta tus permisos.

Glosario técnico

Folio: identificador único y final del expediente.
Prefolio: identificador temporal asignado al inicio de la solicitud.
Estatus En prevención: estado que indica que el ciudadano debe corregir o subsanar información antes de continuar. Ver Prevención.
Estatus Por asignar: solicitudes huérfanas disponibles para ser tomadas por un operador habilitado. Ver Asignar un trámite.
CSV: formato de archivo de texto separado por comas, utilizado para las exportaciones de datos y compatible con Excel.

Preguntas frecuentes y casos recurrentes

Estas son las consultas y reportes más frecuentes sobre la Bandeja de entrada: qué significa cada situación y qué hacer. Complementa la sección Errores comunes de arriba.

Preguntas frecuentes

“Hago clic en ‘Aprobar trámite’ o ‘Aceptar etapa’ y se queda cargando y nunca termina”

Es la consulta más frecuente. Era una falla conocida que ya está corregida en la plataforma: hoy, si algo sale mal al aprobar, aparece un mensaje claro en pantalla en lugar de quedarse cargando sin fin. Si te vuelve a pasar, revisa tu conexión a internet (una conexión inestable interrumpe el proceso), abre la pestaña “Documentos de salida” para confirmar que el documento del trámite esté correcto y vuelve a intentar. Si persiste, repórtalo a soporte con el folio del trámite.

“Al aprobar la etapa me dice ‘Falta cargar documento’, pero el documento ya está cargado”

Ese mensaje corresponde a un control que hoy no está activo en las instalaciones productivas. Si te aparece, estás trabajando en un ambiente de pruebas: confirma en la pestaña “Documentos de salida” que el documento esté cargado, y si el trámite sí requiere que subas uno, cárgalo antes de aprobar.

⚠️ En producción no hay red de seguridad por documento faltante. La plataforma no verifica que el documento de salida esté cargado antes de dejarte avanzar la etapa: si falta, la etapa avanza igual y sin aviso. La verificación queda de tu lado. Antes de aprobar, revisa la pestaña “Documentos de salida”.

“No aparecen (o están apagados) los botones para aceptar o rechazar la etapa; solo veo ‘Guardar’”

Casi siempre no es una falla, sino una cuestión de cómo está configurada la etapa y qué rol tienes. Si tu rol no forma parte de esa etapa (algo común en etapas con subetapas), solo verás “Guardar” y no las opciones de avanzar o rechazar. Además, algunos botones recién se activan después de que hagas un cambio (subir un documento o editar las observaciones) o cuando la tarea asociada quedó concluida. Verifica con tu administrador que estés asignado a esa etapa y con el rol correcto.

“La Bandeja de entrada carga muy lento”

La velocidad de carga fue mejorada. Hoy, cuando vuelves a la bandeja desde otra pantalla, conserva tu página, tus filtros y tu configuración, y se muestra más rápido que la primera vez. Si aun así la notas lenta de forma sostenida, repórtalo a soporte indicando el módulo y el momento en que ocurre.

“Un trámite ya venció el plazo de la etapa pero no muestra ‘Etapa atrasada’ en rojo”

El plazo que se aplica es el que estaba configurado en el momento en que el ciudadano creó la solicitud. Si el plazo de la etapa se cambió después, ese cambio solo afecta a las solicitudes nuevas, no a las que ya estaban en curso. No es una falla de la plataforma: el trámite mantiene el plazo con el que nació.

“Habilité al usuario en la configuración pero no puede gestionar la etapa”

Habilitar a un usuario en la configuración general no es lo mismo que asignarlo a la etapa concreta de una solicitud. Si el usuario no está asignado a esa etapa, no podrá gestionarla aunque tenga permisos. Revisa la asignación de la etapa dentro del trámite y asígnalo ahí. No es una falla de la plataforma.

Casos recurrentes

Situaciones que se repiten en los reportes y cómo resolverlas.

Qué pasa	Qué hacer
El trámite está trabado y no avanza, aunque revisaste todo.	Suele haber un documento sin validar que frena el flujo. Revisa los documentos del trámite y valida el que quedó pendiente. Si aun así no logras destrabarlo, un superadministrador puede ayudarte a liberarlo.
Ves el mismo trámite más de una vez (duplicado).	Primero confirma que no sea el mismo trámite mostrándose en varias pestañas: Todos acumula todo lo que pasó por tu bandeja, así que un trámite puede verse en Todos y en Abiertos a la vez. Si de verdad está duplicado dentro de una misma pestaña, repórtalo a soporte con una captura o un video.
*En Por asignar* no aparecen todas las solicitudes o la cantidad cambia sola.**	Es el comportamiento normal: la pestaña se actualiza en tiempo real y no tiene paginación, así que a medida que los operadores toman trámites la lista disminuye. Ten presente que ordena de la más antigua a la más nueva. No es una falla.
Dos trámites recibieron el mismo folio.	Era una falla conocida que ya está corregida: hoy la plataforma garantiza que cada folio sea único. Si ves un folio repetido en un trámite antiguo, repórtalo a soporte para que lo ajusten.
Al enviar, iniciar o pagar un trámite aparece un error (por ejemplo, un error de conexión al procesar un pago o al consultar un sistema de gobierno).	En estos casos la falla no está en la plataforma, sino en un servicio externo del que depende ese paso: el sistema del cliente, una pasarela de pago, un banco, un organismo de gobierno (por ejemplo, un registro de personas o un registro civil) o las credenciales de acceso a ese servicio. No es una falla de la plataforma: repórtalo al equipo o a la entidad que gestiona ese servicio externo.
Al abrir la bandeja aparece “Acceso denegado”.	Normalmente tu rol o tu dependencia no tienen acceso a esa bandeja en particular. Verifica con tu administrador que tu usuario tenga los permisos y la dependencia correctos.

Ver también

Componentes funcionales:

Asignar un trámite — tomar trámites de la bandeja Por asignar.
Validación — validar trámites asignados.
Prevención — devolver al ciudadano para correcciones.

Relacionados:

Mensajes — contactar al ciudadano sin devolver el trámite.
Notas y actuaciones — bitácora interna.
Registro de cambios — auditar cambios en trámites.