Contexto: Centro operativo de la plataforma donde llegan, se visualizan y se gestionan todas las solicitudes ciudadanas. Tiene 4 pestañas (Abiertos / Por asignar / Cerrados / Todos) y dos vistas (Mis tareas / Todas las tareas) que cambian según el rol del funcionario.
Audiencia: funcionarios (todos los roles ven la bandeja; el alcance varía por permisos).
Cuándo aplicar: en el día a día, como interfaz principal para gestionar trámites.
Componentes de la Bandeja de entrada
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Introducción
La Bandeja de entrada es el corazón operativo de la plataforma. Es el espacio central donde se reciben, visualizan y gestionan todas las solicitudes de trámites que ingresan a la institución.
¿Para qué sirve?
Su función principal es ordenar el flujo de trabajo. Permite a los operadores saber qué tienen pendiente, a los administradores supervisar la carga de trabajo global y asegura que ninguna solicitud ciudadana quede sin respuesta. Desde acá se toman las acciones críticas: asignar responsables, cambiar estatus y finalizar expedientes.
Para acceder, ve a la barra lateral izquierda, selecciona “Ventanilla Digital” y haz clic en “Bandeja de entrada”.
Roles involucrados
| Rol | Capacidad en la Bandeja de entrada |
|---|---|
| Superadmin / Admin / Editor | Pueden alternar entre Mis tareas y Todas las tareas. Pueden supervisar la carga de trabajo de otros y descargar reportes globales. |
| Operador | Su visión está enfocada en la eficiencia. Generalmente trabaja sobre la vista Mis tareas y la pestaña Abiertos. Su acceso a Todas las tareas está limitado por la dependencia a la que pertenece (ej. Tesorería solo ve Tesorería). |
| Ciudadano | El ciudadano no ve esta bandeja, pero los estatus que el funcionario gestiona acá (como En prevención o Pendiente de pago) se reflejan inmediatamente en su perfil personal, indicándole que debe actuar. |
Vistas de la bandeja
Dependiendo de tu rol (superadministrador, administrador o editor), en la parte superior izquierda vas a ver un selector con dos opciones que cambia todo el contexto de la bandeja:
| Vista | Qué muestra |
|---|---|
| Mis tareas | Únicamente las solicitudes donde participas directamente (estás asignado o interviniste en alguna etapa). |
| Todas las tareas | Todas las solicitudes de la plataforma, independientemente de quién sea el responsable. Si perteneces a una dependencia específica, el sistema filtra automáticamente para mostrarte solo lo correspondiente a tu área. |
ℹ️ Los operadores no ven este selector. Su vista está fijada por sus permisos de dependencia.
Pestañas de la Bandeja de entrada
La bandeja organiza las solicitudes en cuatro pestañas, cada una con un contador del total de trámites entre paréntesis (ej. Todos (130), Abiertos (49), Cerrados (81), Por asignar).
| Pestaña | Qué contiene |
|---|---|
| Todos | Vista acumulativa. Cualquier trámite en el que hayas participado, sin importar si sigue abierto o ya finalizó. |
| Abiertos (vista por defecto) | Tus pendientes. Trámites asignados a ti que requieren atención inmediata. |
| Cerrados | Archivo histórico de lo finalizado. |
| Por asignar | “Bolsa de trabajo”. Solicitudes nuevas que todavía no tienen un operador específico, pero que tienes permiso para gestionar. Desde acá puedes tomar un trámite y asignártelo. Ver Asignar un trámite. |
Estatus posibles
Cada trámite muestra un estatus en la columna “Estatus”, con un sub-texto que indica la etapa actual (ej. Etapa (1 de 2)) y, si aplica, la leyenda “Etapa atrasada” en rojo cuando el plazo de la etapa expiró.
| Estatus | En qué pestaña aparece típicamente |
|---|---|
| En proceso | Abiertos |
| En prevención | Abiertos |
| En preventiva | Abiertos |
| Generando cobro | Abiertos |
| Pendiente de pago | Abiertos |
| Verificando pago | Abiertos |
| Pendiente de firma | Abiertos |
| Citado | Abiertos |
| Aprobado | Cerrados |
| Rechazado | Cerrados |
| Rechazado por falta de respuesta | Cerrados |
| Desistido | Cerrados |
| Cerrado | Cerrados |
⚠️ La pestaña Por asignar se actualiza en tiempo real. Si un trámite desaparece, significa que otro operador ya lo tomó.
Columnas de la tabla
Cada pestaña muestra una tabla con las siguientes columnas:
| Columna | Qué muestra |
|---|---|
| Trámite | Nombre del trámite. |
| Folio/Prefolio del Expediente | Identificador único del expediente. |
| Tramitante | Nombre del ciudadano que inició la solicitud. |
| Fecha de recepción de solicitud | Fecha y hora del ingreso (ej. 31/03/2026 12:49:59). |
| Estatus | Estado actual + sub-info de etapa. |
| Operador(es) asignado(s) | Nombre del operador (o “Por asignar” si no hay). |
| Acciones | Ícono de acción para abrir el trámite. |
Al pie de cada tabla hay un selector “Filas por página” con opciones (5, 10, 15, 20, 25), un indicador del rango visible (1-5 de 49) y flechas de navegación.
Herramientas de búsqueda y filtrado
Cuando el volumen de trámites es alto, usar los filtros es obligatorio para encontrar información específica.
Búsqueda rápida
Arriba de las pestañas hay dos opciones de radio: “Buscar por folio” y “Buscar por prefolio”. Selecciona una y escribe el identificador en el campo de búsqueda.
Filtros avanzados (ícono de filtros)
Al hacer clic en el ícono de filtros (al lado del botón de búsqueda) se despliegan cuatro campos:
| Campo | Qué permite |
|---|---|
| Estatus | Selector múltiple con todos los estatus disponibles (ej. En proceso, En prevención, En preventiva, Generando cobro, Pendiente de firma, Pendiente de pago, Verificando pago, Citado, Aprobado, Rechazado, Desistido, Rechazado por falta de respuesta, Cerrado). |
| Buscar un trámite, servicio, etc. | Filtrar por el nombre específico del servicio. |
| Rango de fechas | Calendario para definir desde/hasta (ej. del 1 al 31 de mayo). |
| Buscar por identificador del solicitante | Buscar por correo electrónico del ciudadano o identificador (CUIL/CURP, según país). |
Junto a los campos hay un botón “Aplicar filtros” y un ícono de borrador para limpiar los filtros.
Exportación de datos
El ícono de descarga (arriba a la derecha) abre la ventana “Seleccionar filtros para exportar” con tres campos obligatorios (todos marcados con *):
| Campo | Detalle |
|---|---|
| Seleccione las fechas para exportar | Rango de fechas con calendario. |
| Trámite | Buscador del trámite específico (búsqueda por nombre del servicio). |
| Estatus | Selector múltiple con los mismos estatus disponibles que los filtros. |
Botones: Cancelar / Buscar (este último se activa cuando los tres campos están completos).
ℹ️ El botón “Buscar” dispara la generación del reporte. [verificar contra plataforma: formato exacto del archivo descargado]
Tips y recomendaciones
Antes de empezar el día
- Verifica la vista correcta: asegúrate de estar en Mis tareas. A veces los supervisores se quedan en Todas las tareas y les cuesta encontrar sus propios pendientes.
Durante la gestión
- Monitorea Por asignar: esta pestaña no tiene paginación y muestra lo más reciente arriba. Revísala constantemente para capturar nuevas solicitudes.
- Limpieza de filtros: si no encuentras nada, usa el ícono junto al botón de aplicar filtros para limpiarlos. Es común olvidar que dejaste un filtro de fecha activo.
Al reportar
- El botón de exportación es más potente cuando estás en la vista Todas las tareas. Úsalo para generar reportes mensuales de productividad seleccionando el estatus Aprobado y Rechazado de un mes específico.
Errores comunes y cómo evitarlos
| Error | Causa probable | Solución |
|---|---|---|
| “¡El trámite desapareció de mi bandeja!” | Probablemente cambiaste el estatus a Aprobado o Rechazado. | Busca en la pestaña Cerrados o en Todos. Una vez finalizado, el trámite sale de Abiertos. |
| Descargar un reporte y recibir un archivo vacío. | No seleccionaste los criterios obligatorios en la ventana de exportación. | Asegúrate de llenar los tres campos: rango de fechas, trámite y estatus antes de hacer clic en “Buscar”. |
| Un trámite está en Por asignar pero no puedes tomarlo. | Puede ser que otro operador haya sido más rápido y la lista no se haya refrescado visualmente, o que no tengas permisos para esa etapa específica. | La pestaña Por asignar es dinámica y competitiva en tiempo real. Refresca la vista o consulta tus permisos. |
Glosario técnico
- Folio: identificador único y final del expediente.
- Prefolio: identificador temporal asignado al inicio de la solicitud.
- Estatus En prevención: estado que indica que el ciudadano debe corregir o subsanar información antes de continuar. Ver Prevención.
- Estatus Por asignar: solicitudes huérfanas disponibles para ser tomadas por un operador habilitado. Ver Asignar un trámite.
- CSV: formato de archivo de texto separado por comas, utilizado para las exportaciones de datos y compatible con Excel.
Ver también
Componentes funcionales:
- Asignar un trámite — tomar trámites de la bandeja Por asignar.
- Validación — validar trámites asignados.
- Prevención — devolver al ciudadano para correcciones.
Relacionados:
- Mensajes — contactar al ciudadano sin devolver el trámite.
- Notas y actuaciones — bitácora interna.
- Registro de cambios — auditar cambios en trámites.