Contexto: Mecanismo que permite devolver un trámite al ciudadano para que corrija errores subsanables, en lugar de rechazarlo directamente. Configura plazos, cantidad máxima de prevenciones y comportamiento de rechazo automático.

Audiencia: funcionarios (superadministradores, administradores que la configuran; operadores que la ejecutan al revisar trámites).

Cuándo aplicar: al revisar un trámite que tiene errores menores subsanables (documentos ilegibles, datos faltantes), antes de pensar en rechazo definitivo.

Prevención

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Introducción

La Prevención al ciudadano es una funcionalidad estratégica diseñada para optimizar el flujo de los trámites digitales. Su objetivo principal es evitar el rechazo directo de una solicitud cuando se detectan errores menores o subsanables en la documentación o en los datos ingresados.

En lugar de rechazar el trámite y obligar al ciudadano a iniciar el proceso desde cero, la herramienta permite al funcionario “prevenir” (advertir) al ciudadano para que realice correcciones específicas.

¿Para qué sirve?

Mejora la calidad del trámite: facilita la comunicación precisa de problemas o correcciones necesarias.
Eficiencia: evita la duplicación de solicitudes rechazadas y vueltas a iniciar.
Experiencia del ciudadano: le otorga la oportunidad de rectificar su error dentro del mismo flujo.

Roles involucrados

Funcionario (rol operador): revisa la solicitud, detecta el error, redacta la observación y activa la prevención.
Ciudadano: recibe la alerta, visualiza el error marcado y subsana la información o documento.
Funcionario (rol superadministrador o administrador): configura las reglas (tiempos límite, cantidad de prevenciones permitidas y comportamiento de rechazo automático).

Ciclo de vida de una prevención

A continuación se describe el ciclo desde la perspectiva del operador y del ciudadano.

1. Validación y envío de la prevención

Durante la revisión de un trámite, si encuentras un dato o documento incorrecto, marca la opción de validación negativa (radio “No” en “Validar, ¿El formulario es correcto?”) en esa sección específica. Ver Validación.
Es obligatorio rellenar el campo “Agregar comentario” explicando al ciudadano qué debe corregir. La pestaña afectada va a aparecer con un ícono ⚠ naranja al lado del nombre y, al abrirla, un banner naranja arriba con el texto: “⚠ Observación realizada por el operador: [tu comentario]”.
Antes de enviar la prevención, haz clic en “Guardar” ubicado en la parte superior derecha.
En el encabezado del trámite, junto al ícono de advertencia, vas a ver el indicador “Prevenciones disponibles: N” (cuántas prevenciones quedan según la configuración de la etapa).
Una vez guardadas las observaciones, haz clic en el botón “Prevenir al solicitante” (color naranja, activo cuando hay prevenciones disponibles).
Se abre la ventana “Prevenir al solicitante” con el texto:

“Está por PREVENIR AL USUARIO de este trámite, sobre la revisión de sus archivos. Al continuar se le notificará al ciudadano para que pueda realizar los cambios correspondientes:”

Debajo lista las secciones afectadas con el formato:
- “Nombre de la sección: [Nombre]”
- *“Comentarios realizados: [texto del comentario]”
Al pie aparece el campo “Para continuar ingrese su contraseña” (obligatorio) y los botones Cerrar / Continuar.
Al hacer clic en “Continuar” con la contraseña correcta, aparece una ventana de confirmación con el ícono ⚠ y el texto “Solicitud enviada a PREVENCIÓN”, con un botón Ok para cerrar.

2. Respuesta del ciudadano

El ciudadano recibe el aviso, inicia sesión y va a “Mis trámites”. Allí ve que el estatus del trámite cambió a “En prevención”.
Al entrar al trámite, ve:
- Un reloj en la parte superior indicando el tiempo restante para corregir.
- Una breve explicación del estatus.
- Un recuadro amarillo con el texto: “El funcionario solicita que se efectúen correcciones en las secciones indicadas”.
El sistema marca específicamente en qué sección está el error, para que el ciudadano no tenga que revisar todo el formulario.
El ciudadano ingresa a la sección marcada, lee el comentario del operador y modifica el dato o archivo.
Tras corregir, hace clic en “Responder observación”. El sistema pide confirmación advirtiendo que, si los cambios no son correctos, el trámite podría ser rechazado.

3. Cierre de la prevención

En la bandeja de entrada vas a ver que el trámite tiene una leyenda amarilla “Prevención respondida”.
Accede al trámite, revisa lo que se corrigió y vuelve a validar esa parte del formulario como “correcta”.
Haz clic en “Guardar”.
- El botón “Prevenir al solicitante” se desactiva.
- El botón “Aceptar etapa” se activa.
Al aceptar la etapa, el trámite continúa su flujo normal hacia la siguiente fase.

Configuración y reglas

La herramienta permite establecer reglas estrictas para mantener el proceso eficiente.

Variables configurables

Variable	Qué controla	Comportamiento
Tiempo de respuesta	Reloj con un plazo determinado (ej. 48 hs) para que el ciudadano subsane.	Si vence sin respuesta, depende de “Rechazo automático”.
Cantidad máxima de prevenciones	Cuántas veces un mismo trámite puede entrar a prevención (ej. máximo 3).	Si se agotan los intentos, el trámite puede rechazarse automáticamente o requerir rechazo manual.
Rechazo automático	Qué pasa cuando vence el plazo sin respuesta del ciudadano.	Si está activo, descarta el trámite sin importar cuántas prevenciones quedan. Si está inactivo, el funcionario debe rechazar manualmente.

Cómo se combinan

Rechazo automático activo + plazo vencido: el trámite se rechaza automáticamente, sin considerar en qué número de prevención esté.
Rechazo automático inactivo: el funcionario puede enviar prevenciones hasta agotar el límite configurado. Una vez alcanzado el límite, el funcionario rechaza manualmente.

Quién puede rechazar manualmente

Mientras una prevención está activa: rol superadministrador, administrador o el usuario asignado.
Si el plazo de respuesta venció y no quedan oportunidades de prevención: cualquier usuario con acceso a la solicitud.

Tips y recomendaciones

Antes de usar

Define plazos realistas: limitar la cantidad de prevenciones y definir un plazo ayuda a mantener el proceso enfocado.
Decide sobre la automatización: evalúa si conviene activar el “Rechazo automático de prevenciones no respondidas” para limpiar la bandeja de entrada sin intervención humana.

Durante el uso

Sé claro en los comentarios: la prevención solo es efectiva si el ciudadano entiende qué hizo mal. Evita tecnicismos en la observación.
Flexibilidad: puedes enviar un trámite a prevención incluso si no todos los elementos fueron validados, siempre que al menos uno esté marcado como incorrecto.

Después del uso

Monitoreo: si el rechazo automático está desactivado, los operadores deben estar atentos a los trámites con plazos vencidos para rechazarlos manualmente.

Errores comunes y cómo evitarlos

Error	Consecuencia	Solución
Olvidar guardar.	El botón “Prevenir” no se habilita o se envían datos viejos.	Siempre haz clic en “Guardar” (arriba a la derecha) antes de prevenir.
No revisar el reloj.	El trámite queda estancado.	Verifica el reloj en la parte superior. Si el tiempo llega a cero y no hay rechazo automático, tienes que actuar manualmente.
Confusión de estatus.	El operador intenta aprobar el trámite mientras está “En prevención”.	Mientras el trámite está en manos del ciudadano (reloj activo), el operador tiene acciones limitadas. Tienes que esperar la respuesta.
Ignorar límites.	Intentar enviar una 4ª prevención cuando el límite es 3.	El sistema bloquea o rechaza. Conoce la configuración de iteraciones máximas de tu trámite.

Glosario técnico

Prevención: estado intermedio en un trámite donde se solicita al ciudadano la subsanación de errores sin llegar al rechazo definitivo.
Validación: acción del operador de marcar un campo como correcto o incorrecto. Es el requisito previo para activar una prevención. Ver Validación.
Rechazo automático: configuración del sistema que descarta el trámite sin intervención humana si se vencen los plazos o se agotan los intentos.
Desistir trámite: opción que tiene el ciudadano si decide no continuar con la corrección solicitada, finalizando el proceso voluntariamente.
Ícono ⚠ naranja: indicador visual que aparece al lado del nombre de la pestaña que requiere corrección y, al abrirla, como banner superior con el comentario del operador.
“Prevenciones disponibles: N”: indicador en el encabezado del trámite que muestra cuántas prevenciones quedan según la configuración de la etapa. Cuando llega a 0, el botón “Prevenir al solicitante” se desactiva.

Ver también

Antes de prevenir:

Validación — la prevención se activa después de marcar errores en validación.

Después de la prevención:

Bandeja de entrada — el trámite vuelve a la bandeja con leyenda Prevención respondida.

Relacionados:

Mensajes — alternativa para aclarar dudas sin devolver el trámite.
Notas y actuaciones — bitácora interna entre funcionarios.
Asignar un trámite — reasignar el trámite si fuera necesario.