Contexto: qué expedientes alcanza un funcionario cuando lo agregas al listado de personas de una Etapa de un trámite, y qué pasa cuando lo quitas de ese listado.
Audiencia: funcionarios de la instancia Nuevo León que configuran las Etapas de un trámite, y los funcionarios que se agregan a una Etapa para trabajar sus expedientes.
Cuándo aplicar: cuando agregas o quitas personas del listado de una Etapa, o cuando alguien recién agregado no ve los expedientes que ya estaban en esa etapa.
Acceso a expedientes por Etapa
Introducción
⚠️ Al guardar la configuración de una Etapa, quien agregues alcanza a los expedientes que ya están en esa etapa. No es un cambio a futuro: es un efecto sobre el acceso a expedientes en curso, y ocurre en el momento de guardar. Ten presente el alcance antes de sumar a alguien.
Cuando agregas a un funcionario al listado de personas de una Etapa de un trámite, esa persona pasa a ver y a gestionar los expedientes que en ese momento están en esa etapa, no solo los que entren después. No hace falta tocar los expedientes en curso uno por uno: al guardar la configuración, el alcance se aplica sobre los que ya están ahí.
Qué expedientes alcanza la persona que agregas
| Expedientes de esa etapa | Qué pasa con la persona que agregas |
|---|---|
| Los que ya están en esa etapa cuando guardas la configuración y siguen en curso. | Los ve y los gestiona. Los que ya terminaron quedan fuera. |
| Los que entren a esa etapa más adelante, si el expediente se inició después de tu cambio. | Los ve y los gestiona. |
| Los que entren a esa etapa más adelante, pero ya estaban en curso cuando hiciste el cambio. | No los ve. Ver la advertencia de abajo. |
Dónde aparecen los expedientes alcanzados
⚠️ No aparecen en la pestaña “Abiertos”, que es la que abre por defecto. El alcance retroactivo no asigna al funcionario como operador del expediente: lo suma como involucrado. Por eso los expedientes alcanzados se ven en la pestaña “Todos” y, si no tienen operador asignado, también en “Por asignar” — nunca en “Abiertos”.
Si la persona que agregaste dice que no ve nada, lo primero es que cambie de pestaña. Es la causa más frecuente del reclamo, y no significa que el alcance haya fallado.
ℹ️ El alcance no es instantáneo. El proceso corre del lado del servidor después de guardar, de a 300 expedientes por vuelta, y en un trámite con cientos o miles de expedientes en curso puede tardar varios minutos. El guardado te devuelve el control enseguida y no hay ninguna confirmación en pantalla de que terminó. Espera y vuelve a mirar; no repitas el guardado, porque —como se explica abajo— guardar sin cambios no reejecuta nada.
Cuándo el alcance no se aplica, aunque el guardado salga bien
Hay cinco situaciones en las que la persona que agregaste no alcanza los expedientes y la plataforma no muestra ningún error: el guardado se ve exitoso igual. Si el reclamo persiste después de revisar la pestaña, busca aquí.
| Situación | Qué pasa | Qué hacer |
|---|---|---|
| Los expedientes de esa etapa ya terminaron. | Los expedientes en estatus “Cerrado”, “Rechazado” o “Aprobado” quedan fuera: la persona nunca los va a alcanzar, ni siquiera en la pestaña “Cerrados”. | Nada desde el panel. Quien reemplaza a un funcionario que se fue no hereda el histórico de esa etapa. |
| En el mismo guardado agregaste o eliminaste una etapa. | Al cambiar la cantidad de etapas, el proceso desconfía de las posiciones y niega el alcance a los expedientes más viejos. | Separa los cambios: guarda primero la reorganización de etapas, y en un segundo guardado agrega a las personas. |
| A esa Etapa se le cambió el tipo después de haberle asignado personas. | El listado queda huérfano y nadie de esa etapa recibe acceso, aunque los nombres se sigan viendo cargados en la configuración. | Vuelve a cargar el listado de personas después del cambio de tipo, y guarda. |
| Las personas están cargadas solo dentro de las sub-etapas. | El proceso lee únicamente el listado de la Etapa. Lo que esté cargado adentro de una sub-etapa se ignora. | Carga también las personas en el listado de la Etapa, no solo en sus sub-etapas. |
| El expediente avanzó de etapa mientras el proceso corría. | La persona queda viendo el expediente pero sin poder gestionarlo. No se corrige solo, y volver a guardar tampoco lo arregla. | Repórtalo a soporte con el trámite y el folio. |
⚠️ Ver y gestionar son dos permisos distintos. Se otorgan por caminos separados, así que es posible quedarse a mitad de camino: el expediente aparece en la bandeja pero no deja actuar sobre él. Si alguien reporta exactamente eso, no es que le falte un rol: es este caso, y va a soporte.
⚠️ Avanzar de etapa le puede sacar la mitad del alcance. Cada vez que un expediente pasa a la etapa siguiente, la plataforma rearma la lista de participantes desde la foto de esa etapa. La persona sigue viendo el expediente en “Todos”, pero deja de aparecerle en “Por asignar” — sin que nadie haya tocado la configuración. Esto convive con la regla de arriba: quitar a alguien del listado no le retira lo alcanzado, pero el propio avance del expediente sí le recorta la vista.
Quitar a alguien del listado no le retira lo que ya alcanzó
⚠️ Importante: quitar a una persona del listado de una Etapa no le retira el acceso a los expedientes que ya alcanzó. Y el historial de las etapas que el expediente ya pasó no se modifica: solo se actualiza la etapa en la que el expediente está ahora.
Tenlo presente cuando reorganices las personas de una Etapa: el listado define a quién alcanzan los expedientes desde el momento en que guardas, no revierte los alcances que ya se otorgaron.
El alcance llega solo a la etapa donde el expediente está parado hoy
⚠️ Un expediente que ya estaba en curso lleva congelada, desde que el ciudadano lo envió, la lista de personas de TODAS sus etapas. Al agregar a alguien a una etapa, la plataforma actualiza únicamente los expedientes que están parados en esa etapa en ese momento. Los que están en una etapa anterior conservan su foto vieja: cuando lleguen a la etapa que configuraste, la persona que agregaste no va a estar.
Concretamente: si sumas a alguien a la Etapa 3 mientras un expediente está en la Etapa 1, ese expediente va a llegar a la Etapa 3 sin esa persona.
Si la persona no ve los expedientes que esperabas
Volver a guardar la configuración sin cambiar nada no repite el proceso: la plataforma compara la lista de etapas con la anterior y, si es idéntica, no vuelve a recorrer los expedientes.
Qué hacer según el caso:
- Si el expediente está en otra etapa, es el comportamiento descrito arriba y no hay nada que reintentar desde el panel.
- Si el expediente sí está en la etapa que configuraste y aun así la persona no lo ve, no insistas guardando: repórtalo a soporte con el trámite y el folio. Reejecutar el proceso a mano es una intervención que solo puede hacer soporte.
Constancia de cada corrida en el registro de cambios
El proceso deja registro solo cuando efectivamente cambió algo: si otorgó un acceso, si algo falló o si algo quedó denegado. Una corrida que no tenía nada que hacer —por ejemplo la segunda vez, cuando todos ya tienen el acceso— no deja rastro, y desde el registro eso se ve igual que si el proceso no hubiera corrido.
| Dato que queda registrado | Para qué te sirve |
|---|---|
| Fecha y hora | Ubicar cuándo se aplicó el alcance. |
| Quién guardó la configuración | Saber quién cambió el listado de personas de esa Etapa. |
⚠️ La pantalla del registro de cambios no muestra sobre qué expedientes se aplicó. El dato queda guardado, pero la tabla no tiene columna ni detalle para verlo: desde el panel no vas a poder confirmar la lista de expedientes alcanzados.
ℹ️ Y en Nuevo León el registro de cambios hoy es exclusivo del superadministrador. Si configuras etapas con rol administrador o editor, no vas a poder abrirlo. Ver Registro de cambios y acceso rápido.
Ver también
Componentes:
- Registro de cambios y acceso rápido — dónde queda la constancia de cada corrida y quién puede consultarla.
Relacionados:
- Nuevo León — funcionalidades específicas de la instancia Nuevo León.