Contexto: referencia única de todos los caminos por los que un funcionario saca datos de la plataforma a un archivo: la descarga de solicitudes desde la bandeja, la versión impresa de las respuestas, las dos exportaciones masivas (trámites y padrón de funcionarios) y la descarga del catálogo de trámites. Incluye el permiso que habilita esas descargas y qué ves cuando una exportación falla.
Audiencia: funcionarios (superadministradores, administradores, editores y operadores) que necesitan llevarse datos de la plataforma a un archivo.
Cuándo aplicar: cuando necesitas exportar información, cuando el archivo que descargaste no se lee bien, o cuando una exportación no se completa.
Descargas y exportaciones
[!warning] Todavía no disponible en Nuevo León Lo que describe este manual sobre la exportación masiva no está en el portal de Nuevo León todavía. La funcionalidad está terminada y probada en el ambiente de pruebas, pero aún no se pasó a producción, así que hoy no vas a encontrarla en la plataforma.
El manual se publica de antemano para que esté listo el día del pase. Hasta entonces, tómalo como referencia de lo que viene y no como instrucciones para hoy.
Introducción
La plataforma tiene varios caminos para sacar datos a un archivo, y cada uno sirve para algo distinto. Esta página los reúne para que elijas el correcto y sepas qué esperar del archivo que baja.
| Camino de salida | Qué obtienes |
|---|---|
| Descarga de solicitudes desde la bandeja | Las solicitudes con sus respuestas. No hereda los filtros de la bandeja: abre su propia ventana donde eliges fechas, trámite y estatus, los tres obligatorios, y baja un solo trámite por archivo. |
| Versión impresa de las respuestas | Un documento con las respuestas de un solo trámite, en el orden del formulario. |
| Exportación masiva de trámites | Un archivo CSV con las solicitudes registradas que coincidan con los filtros, generado en una cola. |
| Exportación masiva del padrón de funcionarios | Un archivo CSV con los funcionarios que coincidan con los filtros, con CURP y RFC. |
| Descarga del catálogo de trámites | Un archivo con los campos configurados de los trámites del catálogo. |
La descarga de solicitudes desde la bandeja
Desde la bandeja de trámites bajas las solicitudes con sus respuestas. Así sale cada tipo de respuesta en el archivo:
| Tipo de respuesta | Cómo sale en el archivo |
|---|---|
| Un grupo de preguntas | Con su contenido: un registro por línea, con el nombre de cada subcampo delante de su valor. |
| Un campo de texto con formato | Solo el texto, con sus saltos de línea. |
| Una pregunta de dirección | Como una dirección legible, siempre en el mismo orden. |
| Un acta | Se lee como “dato: valor”. |
| Un archivo adjunto | El nombre del archivo. Cuando el archivo no tiene nombre registrado, la celda lo indica en lugar de quedar en blanco. |
| Un valor de texto con símbolos de mayor y menor —típico en mediciones como pH o temperatura— | El valor completo. |
| Un guion escrito como respuesta | El guion, tal cual, para que “no aplica” se distinga de una respuesta faltante. |
| Una celda que podría interpretarse como fórmula al abrir el archivo en una hoja de cálculo | Queda neutralizada y se lee como texto. |
La planilla no incluye el enlace interno de los documentos adjuntos: el archivo se comparte por correo o por unidad compartida.
Si la sección de una pregunta se borró de la configuración del trámite, la descarga se completa igual: solo esa columna queda sin dato.
ℹ️ Nota: las respuestas cuyo valor es un archivo muestran su enlace, porque es lo que usas para abrir el documento.
La versión impresa de las respuestas
Cuando generas la versión impresa de las respuestas de un trámite, los campos salen en el mismo orden en el que están armados en el formulario.
La exportación masiva de trámites
ℹ️ Nota: esta funcionalidad ya está disponible en el ambiente de pruebas y todavía no en el ambiente productivo.
En la bandeja, cuando eliges la vista “Todas las tareas”, aparece un botón “Exportación masiva” junto a la descarga de solicitudes. Abre la ventana “Exportación masiva de trámites”.
1. Acotar el archivo
Puedes acotarlo por “Rango de fechas (opcional)” y por estado, o dejar los filtros vacíos. La propia ventana te lo aclara: “Deja los filtros vacíos para exportar todo el histórico. El archivo cubre hasta el cierre del día anterior”, así que las solicitudes de hoy no entran.
2. Calcular cuántas solicitudes vas a llevarte
Antes de generar nada, haz clic en “Calcular cuántos”: la plataforma te responde “Se exportarán N solicitudes.” y, cuando no puede darte un total exacto, te lo dice como mínimo con “Se exportarán al menos N solicitudes.”
3. Enviar el pedido a la cola
Al hacer clic en “Exportar” el archivo no baja en el momento: entra en una cola y vas a ver el aviso “Tu exportación entró en la cola. Te avisamos cuando esté lista.” Si ya existía ese mismo archivo del día con los mismos filtros, te lo entrega al instante con “Ese archivo ya estaba listo, ya puedes descargarlo.”
4. Descargar el archivo cuando esté listo
En la misma ventana, la sección “Mis exportaciones” lleva el estado en vivo de cada pedido: “En cola”, “Procesando”, “Listo” o “Falló”, junto con la cantidad de filas y, si hubo registros con datos inválidos, cuántos se omitieron. Cuando el estado es “Listo”, el ícono de descarga (Descargar) de esa fila baja el archivo.
El enlace se emite recién en ese momento, contra tu sesión, y vale 15 minutos.
⚠️ Dentro de esos 15 minutos, el enlace funciona para cualquiera que lo tenga. Lo que se valida contra tu sesión es el momento de generarlo, no el de usarlo: si lo reenvías o lo pegas en un chat, quien lo reciba descarga el archivo sin necesidad de iniciar sesión ni de tener el permiso. Ten presente qué llevan esos archivos —los padrones incluyen CURP y RFC— y no compartas el enlace: comparte el archivo, o pide que cada persona genere el suyo.
También recibes un correo con el asunto “Tu exportación de trámites registrados está lista”, que resume los criterios que aplicaste. El correo no trae el archivo: trae el enlace a la plataforma, para que la descarga siempre pase por tu sesión.
Qué trae el archivo
El archivo sale en formato CSV. Arriba de los encabezados lleva dos leyendas —la fecha de corte y quién lo generó— y después una columna por Folio, Trámite, Estado, Fecha de ingreso, Solicitante, Dependencia y Etapa. Las solicitudes de prueba y los borradores no se incluyen.
Quién puede exportar
| Rol | Puede usar la exportación masiva |
|---|---|
| Superadministrador, administrador y editor | Sí, si tienen activo el permiso de descarga de solicitudes. |
| Operador | No. La lista desplegable con “Mis tareas” y “Todas las tareas” no se le muestra, y el botón vive dentro de esa vista. |
| Cuentas con perfil de solo lectura (solo consultan, sin operar; no es uno de los seis roles) | No. |
Topes
| Aviso | Qué significa |
|---|---|
| “Ya tienes una exportación en curso.” | Solo puedes tener una exportación en curso a la vez. Espera a que termine. |
| “Alcanzaste el máximo de exportaciones por hora.” | El tope es de cinco exportaciones por hora. |
| “El sistema alcanzó el tope de exportaciones del día. Intenta más tarde.” | El tope del día es de toda la instancia, no tuyo: puede haberlo consumido otra persona. |
Si el resultado es demasiado grande, la exportación queda en “Falló” y te explica que acotes los filtros.
La exportación masiva del padrón de funcionarios
ℹ️ Nota: esta funcionalidad ya está disponible en el ambiente de pruebas y todavía no en el ambiente productivo.
En la pestaña de funcionarios del módulo de usuarios aparece un botón “Exportación masiva” que abre la ventana “Exportación masiva del padrón de usuarios”. El flujo es el mismo que el de la exportación masiva de trámites; lo que cambia son los filtros y el contenido del archivo.
⚠️ Importante: este archivo lleva CURP y RFC, así que cada generación y cada descarga quedan registradas. Si ese registro no se puede escribir, la plataforma no te entrega el enlace y te lo dice con “No se pudo registrar la descarga en la bitácora, así que no se emitió el enlace. Vuelve a intentar.”
1. Acotar el padrón
Hay cinco criterios, todos opcionales y combinables. Si dejas todo vacío, te llevas el padrón completo.
| Filtro | Qué acota |
|---|---|
| “Rango de fechas de registro (opcional)” | Cuándo se registró la cuenta del funcionario. |
| “Rol (opcional)” | El rol de la cuenta. Ofrece “Todos los roles”, “Administrador”, “Editor”, “Operador” y una opción más, “Ventanilla”, que agrupa a las cuentas de ventanilla y no es uno de los seis roles de la plataforma. |
| “Estado (opcional)” | “Activos”, “Inactivos” o “Activos e inactivos”. |
| “Dependencia u organismo (opcional)” | La dependencia a la que pertenece el funcionario. Se elige de la lista de dependencias cargadas en tu instancia; mientras no elijas ninguna dice “Todas las dependencias u organismos”. |
| “Nombre o correo (opcional)” | Busca por coincidencia parcial y sin distinguir mayúsculas ni acentos. |
2. Calcular, exportar y descargar
“Calcular cuántos” te adelanta “Se exportarán N usuarios.”, o “al menos N” cuando no puede darte un total exacto. “Exportar” manda el pedido a una cola, y la sección “Mis exportaciones del padrón” lleva el estado en vivo. Cuando queda en “Listo”, el ícono de descarga (Descargar) de esa fila baja el archivo con un enlace que se emite en ese momento contra tu sesión y vale 15 minutos.
Además recibes un correo con el asunto “Tu exportación de padrón de usuarios está lista”, que deja constancia de los criterios que aplicaste. El archivo no viaja en el correo: se descarga siempre desde la plataforma.
Si el archivo se generó bien pero no se te pudo avisar por correo, la fila te lo dice sin dejarte esperando: “El export está listo, pero no te pudimos avisar por correo: tu cuenta no tiene correo registrado.” o “El export está listo, pero el correo de aviso no se pudo enviar.”
Qué trae el archivo
Es un archivo CSV que trae, por cada funcionario: Nombre completo, Correo, Rol, Rol auxiliar, Estado, Dependencia, Subdependencia, Puesto, Teléfono, CURP, RFC, Fecha de registro y Módulos. Arriba de los encabezados quedan la fecha de corte y quién lo generó.
Las columnas Dependencia y Subdependencia traen el nombre de la dependencia, no su clave interna. Si alguna dependencia no figura en el catálogo de tu instancia, esa celda sale con el valor tal como está guardado en la ficha del funcionario, para que la fila nunca quede vacía.
Dos límites del contenido: el padrón solo incluye funcionarios —nunca ciudadanos— y nunca incluye a los superadministradores.
Quién puede exportar el padrón
| Rol | Qué se lleva |
|---|---|
| Superadministrador | El padrón completo. |
| Administrador o editor | Solo los funcionarios de su dependencia. Si su cuenta no tiene dependencia asignada, la plataforma se lo dice con “Tu cuenta no tiene una dependencia asignada, así que no se puede acotar la exportación. Pide que te asignen dependencia antes de exportar.” |
| Operador | No puede exportar el padrón. |
| Cuentas con perfil de solo lectura (solo consultan, sin operar; no es uno de los seis roles) | No pueden exportar nunca. |
La descarga del catálogo de trámites
ℹ️ La descarga del catálogo sí está disponible hoy en Nuevo León. Lo que todavía no llegó a producción son las mejoras que describe esta sección: el aviso de vigencia, la confirmación antes de volver a generarlo, el orden por fecha real de generación y la inclusión de las preguntas de tipo archivo.
La ventana desde la que descargas el catálogo de trámites te dice si el archivo más reciente sigue sirviendo y te pide confirmación antes de generar uno nuevo sin necesidad.
El aviso de vigencia
Arriba de la ventana aparece un aviso que te dice si el archivo más reciente sigue al día.
| Aviso | Qué significa |
|---|---|
| En verde: “El archivo más reciente está AL DÍA — sin cambios en el catálogo desde su generación.” | Puedes usar el archivo que ya existe. |
| En ámbar: “Hay cambios en el catálogo desde el último archivo. Genera uno nuevo para incluirlos.” | El catálogo se modificó después de generarse ese archivo. |
| “No pudimos verificar la vigencia del archivo — inténtalo de nuevo más tarde.” | La plataforma no pudo confirmarlo y te lo dice en lugar de darlo por bueno. |
| “No pudimos confirmar la vigencia del archivo (sin registro de cambios).” | Tampoco pudo confirmarlo, por falta de registro de cambios. |
La lista de archivos
Cada archivo de la lista muestra cuándo se generó de verdad, con día y hora, y cuántos trámites incluye. La lista se ordena por esa fecha real de generación, así que el primero es siempre el más nuevo.
Si la lista no se puede cargar, aparece “No pudimos cargar la lista de archivos.”
Generar un archivo nuevo
Si haces clic en “Generar nuevo archivo” cuando el más reciente ya está al día, se abre una ventana de confirmación titulada “El archivo más reciente ya está al día” que te ofrece “Descargar el existente” o “Regenerar”. En cualquier otro caso genera directo.
Mientras genera vas a ver “Estamos generando tu archivo. Con el catálogo completo esto puede tardar un poco — no cierres esta ventana.”
Qué trae el archivo
El archivo incluye todos los campos configurados del catálogo, incluidas las preguntas de tipo archivo, siempre en el mismo orden —por sección y por la posición del campo dentro de la sección—, y cuando dos campos comparten etiqueta se distinguen entre sí. En las preguntas agrupadas, cada registro sale en su propia línea con el nombre de cada subcampo.
La descarga necesita el permiso de descarga del catálogo de trámites. Las cuentas con perfil de solo lectura quedan fuera.
El permiso de descarga y qué ves cuando una exportación falla
ℹ️ El permiso de descarga existe hoy en Nuevo León, incluido el detalle de que se llama distinto en cada pantalla de configuración. Lo que todavía no está en producción son los avisos de error que describe el final de esta sección.
Esta sección aplica a la descarga de solicitudes, a las exportaciones masivas y a la descarga del catálogo de trámites.
El permiso se verifica dos veces, y no solo en la pantalla
En las exportaciones masivas, el permiso de descarga se verifica del lado de la plataforma cada vez que pides una exportación y otra vez cada vez que pides descargar un archivo ya generado. Que la exportación sea tuya no alcanza: si mientras el archivo esperaba te cambiaron el rol o te quitaron el permiso, la descarga se rechaza.
ℹ️ Esa doble verificación no cubre los otros dos caminos. En la descarga de solicitudes desde la bandeja y en la descarga del catálogo, lo único que controla el acceso es que el botón aparezca o no en tu pantalla: no hay una segunda verificación del lado de la plataforma.
⚠️ Importante: identifica este permiso por lo que habilita —descargar las solicitudes y sus respuestas— y no por su nombre. El mismo permiso no está escrito igual en las dos pantallas donde puede configurarse: donde se administran los roles se lee con un nombre y en el detalle del funcionario con otro. Si le indicas a alguien dónde habilitarlo, ubícalo en cada pantalla por lo que hace y no por el nombre que viste en la otra.
Cuando una exportación queda en “Falló”
Cuando una exportación queda en “Falló” y el motivo es algo que puedes accionar, la plataforma te muestra ese motivo debajo del estado.
| Lo que ves debajo del estado | Qué significa | Qué hacer |
|---|---|---|
| Un motivo que dice que el resultado es demasiado grande o que los filtros abarcan demasiado. | El archivo que pediste excede lo que la plataforma puede generar de una vez. | Acota los filtros —el rango de fechas, el estado— y vuelve a pedirlo. |
| Un mensaje que nombra el permiso que te falta. | No tienes el permiso de descarga. | Pide que te restituyan el permiso de descarga y vuelve a intentar. |
| Un mensaje genérico, sin detalle. | La falla es interna de la plataforma. El detalle se oculta a propósito, para no exponer información del sistema. | Vuelve a intentar; si el problema continúa, repórtalo a soporte. |
Cuando la lista de exportaciones se desconecta
Si la lista “Mis exportaciones” se desconecta, aparece el aviso “No pudimos mantener actualizada la lista de exportaciones. Recarga la página para ver el estado real.”
Ver también
Relacionados:
- Inspecciones — el catálogo de inspecciones tiene su propia exportación a CSV, con su propio botón y sus propios permisos.
- Listado de inspectores — el listado de inspectores autorizados también se baja a CSV desde su pantalla.
- Padrones — los padrones colaborativos de permisos. Consúltalo para no confundir la exportación del padrón de funcionarios con la de un padrón de inspectores o de inspecciones.
- Nuevo León — índice de los manuales de esta instancia.